项目9秘书综合能力实训.ppt

实用秘书综合实训 模块三 体验会务工作 模块三 体验会务工作 项目九 会间组织与服务 1．了解作为一个秘书如何组织和准备会议的前期工作； 2．模拟操作会议准备阶段的几项具体实践任务。 项目九 会间组织与服务 1．完成每项任务前，小组成员一起讨论该项任务的规范、操作要领及注意事项。对于熟悉该项工作的学生来说，可以省去。 2．拟写每项任务的工作计划、方案或构想，并通过写后的互评对接待方案的拟写有深刻的认识。 3．完成任务后，学生之间互相学习并打分，也可每人轮流展示自己的作品，大家一起打分并给以评价，做好记录。 4．根据实际情况设计工作环境进行演练 5．设计相应的表格，将文字和表格录入计算机，并安装规定的排版格式进行排版。 项目九 会间组织与服务 1．教室或实训室。 2．分组进行，每组可由4-6名同学组成。 3. 教师可根据学生情况，采用分角色工作的方案（此方案适合对会务工作较熟悉，个人工作能力较强的学生完成，此方案所需的实践学时较少）；也可采用小组集体讨论每项任务的方案（此方案适合对会务工作有待熟悉的学生，学生可根据教材一项项完成任务达到熟悉每个工作环节的目的，此方案用时较长）。 项目九 会间组织与服务 1．报到、签到与入场工作 2．会场服务 3．会议记录 参考答案 （1 2 3） 任务一 做好报到与签到工作 1．报到工作 查验证件：确认与会者的参会资格。证件包括回忆通知书、单位介绍信、身份证或其他有效证件。 登记信息：登记与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、联系地址、电话等，以便统计参会人数，做好会议期间的服务工作，同时可据此编制与会者通讯录。 接收文件：接收与会者随身带来需要在会上分发的资料文件，便于统一管理分发。 发放文件：发放会议中需要使用的一些相关资料及讲稿等文件。 安排住宿：秘书要在登记表上标明每个与会者的房间号码，以便会议期间的联系 任务一 做好报到与签到工作 2．签到工作 表格签到：一般会议常采用这种签到方式。与会者在会务组事先准备好的表格上签名。签到表格一般包括会议名称、与会者姓名、单位、联系方式等。 簿式签到：与会者在簿册上签名。有时候庆典和仪式采用这种方式签到，可以将签名保存下来，具有纪念意义。 卡片签到：事先发给与会者签到卡，与会者在上面签上自己的名字，进入会场时交给负责签到的工作人员即可。这种方式常用于大型会议。 电子签到：将电子签到卡事先发给与会者（如可事先装在报到发的资料袋中），入场时，只需将卡插入签到机，计算机会快速完成签到手续，并可进行代表信息的统计分析。 任务一 做好报到与签到工作 任务一 做好报到与签到工作 任务二 恰当进行会场服务 会场服务包括： ? 奉送茶水。但要注意： ? 会间奉送茶水，须注意以下几点： ? 端茶应先端给外单位的人或坐在上座的人。 ? 茶杯不要放在会议资料上。 ? 将热水放在会议室里，以备会议参加者用茶。不过注意切不要把会议室做得像个茶馆。 ? 开会到下午，容易疲劳，最好准备一些咖啡。 任务二 恰当进行会场服务 会场服务包括： ? 转接电话。但要注意： ? 开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不转接电话。 ? 一般的电话，可记录下内容，等会议中间休息或散会后交给当事人。 ? 如果情况紧急，可把来电者的姓名及来内容打在便条上交给当事人，并等待指示。 任务二 恰当进行会场服务 会场服务包括： ? 协助上司控制会议动态。 ? 文秘人员对会议的动态，与会者的建议和反应，以及出现的状况和倾向，都要心中有数，并及时向会议主持人报告。比如： ? 与会者偏离议程时，提醒与会者严格按照议程进行会议。 ? 会议上，当部分与会者沉默时，向会议主持人建议，尽可能让更多的人提问题和回答。 ? 当与会者以某种错误的或者片面的情况作为解决问题的根据时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况。 ? 当会议作出的决定与现行的政策或规定相抵触时，应主动提出有关政策或规定，请与会者注意。 任务二 恰当进行会场服务 会场服务包括： 应对突发事件—— ? 会前要对整个会议议程过一场“电影”，尽可能多地想象会议过程中可能发生的问题，考虑多几套应对的方案，做到“未雨绸缪”，当出现突发事件时，就不至于手忙脚乱，六神无主。 ? 要有较强的音变能力，对于突发事件，头脑要保持清醒，反应要敏捷，判断要准确，迅速弄清事件的来龙去脉。 ? 采取措施要迅速，尽快形成应变方案，并立即付诸实施，不能有丝毫的犹豫和停滞。 ? 在平时的工作当中，文秘人员要在处理突发事件中要举一反三，勤于思索，不断总结经验教训，这样一来，面对会场上出现的各种突发情况，文秘人员就能处变不惊，游刃有余地应付。 任务二 恰当进行会场服务 任务二 恰当进行会场服