行政接待管理规定.docVIP

PAGE 4 行政接待管理规定 总则 第一条 目的 本着以下三大目的，根据公司实际接待工作的需要，特制定本办法。 更好的树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理规范。 规范公司行政接待工作，有次序、有步骤地做好行政接待工作。 控制行政接待费用的不合理支出。 ?第二条 范围 本办法的相关规定适用于公司所有的部门和人员。凡负有接待任务的部门和人员，均须按本办法的规定开展接待活动。 第二章 细则 第一条 责任 行政部是本制度的主责部门，其主要职责如下： 1）负责接待管理制度的制定、修订及贯彻执行； 2）全面负责的接待管理，做好本部门接待工作，并协助相关部门和单位做好接待工作。 其他部门按照本制度的要求做好本部门的接待工作。 接待原则 接待工作实行“对口接待”原则。上级主管部门来指导、检查工作，或其它单位到司考察、交流工作经验等需要接待时，由相对应的部门负责安排、协调会议、食宿等接待事宜。行政部配合做好接待工作。凡来公司参观、访问、学习及入驻研讨工作的宾客，一律在行政部进行登记。 接待规格执行“对等”原则，接待陪同掌握“从简”原则。做到“热情礼貌、得体周到”，禁止铺张浪费。非特别重要人员，通常以工作餐形式予以接待。? ?坚持“安全第一”的原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。 ?坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。 第三条 接待组织 各部门获知接待信息后，首先要落实来宾的人数、姓名、性别、职务和本次来访意图及活动要求、抵离时间及乘坐的交通工具、车次或航班等。 获知接待信息的部门按照对口、对等接待原则，应由本部门安排接待；非属本部门接待的，通知行政部协调安排接待。领导等重要客人的接待，由行政部负责组织和安排。 各部门所有接待工作，必须事先报批（可通过书面报告、当面汇报或电话汇报），部门接待由经办人提出申请，报部门经理批准，并知会行政部接待负责人。 有市级及以上领导到单位视察，获得信息的部门应即时、及时通知行政部，行政部应报请主要领导，安排好相关领导陪同视察工作。 第四条 主要接待内容 根据接待安排和领导批示，做好宾馆预订、接站人员和车辆等的安排。 根据来宾意图和领导批示，做好来宾活动日程安排。 根据接待安排和领导指示，做好与来宾的会晤安排和宴请安排。 根据接待需要，做好来宾参观、视察、游览安排。 根据接待需要，负责为来宾订购飞机、车船票。 根据接待需要，做好来宾有关活动的陪同服务工作。 根据接待需要，做好送行人员和车辆等的安排。 第五条 接待标准及要求 接待工作要精心组织，妥善安排，细致周到。接待时应做到有利工作、简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费、尊重少数民族风俗习惯。 接待人员须保持良好的仪容仪表，做到举止有礼，谈吐得体，通过接待工作树立公司的良好形象。 接待用餐和住宿坚持分级限标的原则，具体标准（不含烟和酒水）如下: 1）A级：接待省部级或相当于省部级的机关领导及其随行人员，公司董事长、总经理重要客人，极重要的合作单位高层访问（视具体情况而定），原则上每人每餐不超过400元，可住五星级酒店。 2）B级：厅局级或相当于厅局级的机关领导及其随行人员，公司副总、总经理助理、市场发展部经理及分/子公司经理参与接待的重要合作单位高层访问（视具体情况而定，一般为重要的市场经营对象），每人每餐不超过300元，可住四星级酒店。 3）C级：处级或相当于处级的机关领导及其随行人员，业务合作单位高层或关键部门负责人，政府或行业管理部门资质认证、体系检查人员等，每人每餐不超过260元，可住三星级酒店。 4）D级：一般机关工作人员及业务合作单位中层及以下人员等，每人每餐不超过120元，可住经济型商务酒店。 5）司机工作餐原则上只限机关领导司机，B、C级按每人每餐50元，A级可按每人每餐100元。 一般情况下由接待部门负责人和相关人员陪餐，确因工作原因需要招待重要客人，可邀请主要领导出席。接待部门要严格控制陪餐人数。来宾人数1-2人时，陪餐人数一般控制在3人以内，来宾人数3人及以上时，陪餐人数最多不能超过来宾人数。 接待用烟、酒、礼品应到商店或超市采购，非特殊原因不得使用酒店香烟、酒水和礼品。接待用香烟和酒水的总价值，原则上不超过餐费的三分之一。各部门接待用烟、酒、礼品等应尽量通过行政部统一购置，各部门提前申请并登记领取。 接待用餐和住宿应尽量选择指定的协议酒店和宾馆。用餐点菜时除控制每人每餐的标准外，应尽量做到务实节俭、杜绝浪费，点菜时根据就餐人数，一般按凉菜2-4个、热菜每人一个，需要点个吃时应根据就餐规格合理选择。香烟应尽量控制在抽烟人员每人一包。 接待用车需使用公用车辆时，接待部门依据《办公用车管理制度》提前做好使用申请工作。 赠送礼品、机票（不含车船票），在酒店安排会务