企业档案管理知识讲座.pptVIP

* * * 二.立卷的原则 按文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的联系； 区分文件材料的保存价值，保管期限一般可分为：永久、长期、短期（永久、定期）； 反映单位活动的真实面貌，首先文件材料要齐全，其次存档的文件材料必须是原始记录，不能随意地进行增删勾抹裁等； 便于保管和利用，注意文件的厚薄，排列科学有序。 * 三.立卷的过程 1收集 2分类 3组卷 4编目 5装订 * 1. 收 集 确定收集的范围。各单位根据自己的实际情况制定档案的归档范围。详见《济南市企事业档案业务工作手册》第102页至111页《企业档案工作规范》。 档案来源的四个方面：1）本单位自己形成的文件，这是主要来源；2）上级单位下发的文件；3）下属单位上报的文件；4）同级单位或无隶属关系、业务上有来往的单位相互报送的文件。 收集的方法可采用年终收集和平时收集相结合，专职档案管理人员收集和兼职人员收集相结合的两种方法。 国家档案局10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 * 收集过程中注意的问题： 公共往来的电报传真应收集（电子邮件）； 文件和附件收集齐全； 同一份文件在档案中只能出现一次，不能出现两份相同的文件； 正式文件要有底稿和印件，有相关领导签字的作为底稿； 材料如有责任人、时间等模糊不清的或有页面残损等情况的要补充完整； 字迹书写要工整清晰，书写要用炭素墨水或蓝黑墨水，以利长期保存。 * 2. 分 类 每个企业必须制定本单位分类纲目。分类纲目要保持稳定，不可以随意变化；并以此作为组建档案的依据。 分类的方法有很多种，对企业文书类档案按“问题”进行分类。 * 3. 组 卷 注意： 按问题组卷 区分保管期限，制定本单位保管期限表 密不可分的材料不要分开 * 卷内文件的排列顺序： 印本在前，底稿在后； 正件在前，附件在后； 批复在前，请示在后； 上级在前，下级在后； 重要的在前，次要的在后； 时间早的在前，晚的在后。 * 4. 编 目 编页号： 用铅笔书写； 阿拉伯数字； 正面在右下角，背面在左下角； 空白页不编页号。 * 填写卷内目录 顺序号：用阿拉伯数字填写； 责任者：指文件的作者，如果作者是单位，要写单位全称，如作者是个人时则要写清职务和姓名； 文号：指文件号，有则写，没有则空着； 题名：指文件的标题，照原标题抄写。如果文件的原标题不能体现文件的内容时，可以自拟标题，但括上方括号“[ ]”。 日期：用阿拉伯数字填写，不用写年月日几个字，用点代替。如：2005.6.10 页号：填写卷内每一份文件的首页页码，最后一份文件要写起止页页码。 * 编写卷内目录的注意事项： 每一次会议记录作为一份文件来填写； 请示与批复、来文与复文要分别填写； 印本和底稿是一份文件，正文与附件是一份文件，填写一个卷内目录。 * 编制卷内备考表 立卷中出现的问题：有则写，没有则不写； 立卷人：对本卷负责的人，帮忙整理编制的 其他人不算； 审核人签名； 时间：指立卷结束的时间。 * * 案卷封面： 档号：A01-2004-001 案卷题名： 1）包括作者、问题、文件名称三部分； 2）最多写三个作者，文件内容提练总结 一下，少于50个字； 3）文件名称不多于5个。 如：某某单位某某单位关于某某问题的通 知、决定 4）写成自然段形式，开头空2格，中间只能用顿号，最后不加标点符号。 文书类档案档号格式 Ａ ０ １—２００４—１ * 二级类目 案卷号 年度 一级类目 永久 长期 短期 * 保 管 期 限 1、永久 2、定期 30年 10年 装 订 用线装订，三孔一线； 案卷采用不装订形式时将文件按顺序排放在档案盒中，每件右上角加盖档号章。 四、以件为单位整理档案 1、定义 2、整理原则 3、质量要求 4、分类 5、分保管期限 6、分年度 7、分问题 8、装订 9、排列 10、编页号 11、加盖归档章 12、装盒 13、编目 * 科技类档案的管理 科技类档案在企业中可以分为产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类四大类。 与文书类档案不同，此类档案应按项目分类整理。 立卷整理的过程与文书类相近，分为收集、鉴别、组卷、编页、装订、编目几个过程。 * 一. 特 点 成套性：围绕项目形成一整套材料； 专业性：形成过程中，内容形式上都比较专业； 动态性：与项目的进度动态相关联。 * 二、科技文件材料的种类 图样科技文件材料（量大种类多） 文字科技文件材料（立项、堪测、申请等） 目录式科技文件材料（图样目录等） *