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制胜的业务报告 美国管理协会（中国） 我们将一起探讨….. 什么是高效的业务报告 “老板”对什么感兴趣 兄弟部门对什么感兴趣 如何展示你取得的成绩 如何提出关键性问题进行讨论 业务报告的标准结构是怎样的? 怎样才是专业的幻灯片 如何引起兴趣和回答问题 如何表现出自己很内行 为什么要学习业务报告技巧 职业发展理论 幻灯片主宰美国企业 几乎所有的管理会议都使用幻灯片 幻灯片的质量反映你的能力 准确简洁的幻灯片能提高沟通和解决问题的效率/效果 有效地展示你取得的成绩比取得成绩本身更重要! 制胜的业务报告基于… 有效的业务报告是这样的… 15分钟内完成 与公司目标和方向一致 专注于结果而不是活动 提出挑战,激发创造性的解决问题而非抱怨 提出问题,鼓励协作,而非责难 表现出团结一直,积极性和责任感 有效的业务报告是这样的… 说明长期计划、短期计划和立即采取的行动 把成绩量化，并举例说明 说明问题的同时也指出解决方案 引出历史数据，预测未来趋势，分析目前状态 系统化，用数据说明问题，展示思维过程 有效的业务报告是这样的… 内容 内容有针对性 内容组织有逻辑 准确简洁 运用图表 回应/适应听众的需求 实施 声音的力量 目光吸引 协调的站姿 激发幽默感 引发思考 有效的业务报告是这样的… 说明长期计划、短期计划和立即采取的行动 把成绩量化，并举例说明 说明问题的同时指出解决方案 引用历史数据，预测未来趋势，分析目前状况 准备预案，建立监控机制 系统化，用数据说明问题，展示思维过程！ 一个简单的3步模型 准备阶段 平衡记分卡中的公司战略 老板想听什么？ 你能达到目标吗？ 如果能，还能超越多少？ 如果不能，差距有多大？ 你为什么能超越目标？你能做更多事情吗？ 你离目标为什么有差距？你如何改善？ 描述你能采取的直接行动，表明你的主动性！除了这些，你的老板不想听任何东西！ 老板想听什么？ 短期计划是什么？ 长期计划又是什么？ 预案是什么？ 你如何控制项目进程 描述你的计划，表明工作在你的掌控之中。如果不能给出计划，你的老板可能寝食难安 可预言表示可控制 达不到目标是糟糕的 无法预知达不到目标则更糟 超越目标是好的 能够预知超越目标则更佳 准确的预计是华尔街最想要的东西！不能预见意味着 糟糕的管理！ 知道你所处的位置你才能前进 创建部门的平衡记分卡 向所有部门传达信息 找出各 部门的关键利益 在每个关键点考虑他们的利益 询问各部门如何看待你的关键行动 告诉他们你会为他们做什么，向他们寻求支持和资源，这将会使他们产生兴趣。 你需要知道… 你做得和以前不一样的是什么? 你做得比以前多的是什么? 你做得比以前少的是什么? 你做得和以前一样的是什么? 最重要的是:说的能否做到?是否在你的掌控之中? 设计阶段 我们面临巨大的挑战 幻灯片内容太多 文化点击(图片和变化) 短暂的注意力 注意力争夺 大家都一样的内容 自信 通常的演讲方式效果很有限! 记得超短裙 短 盖住关键部位 颜色 成人集中注意力不会超过10分钟! 咨询顾问的秘密结构 用数字说明 用洞察力解释说明 有的放矢地质疑 用解决方案说服 情景 症状 问题 回答 展示工作成果及其与公司战略的一致性 用战略地图做框架 业务报告的标准框架 使用行动/信息标题 不可忽视信息标题 销售趋势 生产率按地区 资产百分比按部门 员工年龄分布 销售量翻倍 北方提高生产率 B部门承担30%资产 大多数员工年龄在35-40之间 遵循10-5-10原则 听众能在10秒内理解你的幻灯片 每张幻灯片上不超过5个小项 每个小项不超过10个单词 你说的应该不幻灯片上写的多! 一张幻灯片传达一个信息原则 一张幻灯片集中传达一个关键信息 可能的时候用图表 用项目符号显示关键信息 关键信息放在幻灯片底部! 一张图表传达一个信息 比较年度业绩 此处用图表表示 总是用趋势数据 显示季度趋势… 显示实际和预测数据 提出问题和解决方案 永远不要只是提出问题,要同时给出解决方案 永远少承诺一些,多产出一些 提出所需的资源和支持 提出计划 9月 10月 12月 1月 总是备有预案 选择核心目标 列出关键假设 用“如果…就…”描述情景 描述“警示灯” 解释预案 预案是展示你的能力的最好机会! 有用的模板 运用故事脚本原则 把所有幻灯片的标题和关键信息放在一起,读起来象一个完整连贯的故事 听众不用读幻灯片上的内容就能了解故事 演讲大师=故事大王 打造成功矩阵 单页战略模板 听众分析模板 行动计划模板 情景预测模板 项目状态模板 人员计