万科集团证照、印章及介绍信管理办法.doc

万科集团证照、印章及介绍信管理办法（MHKG-ZG-ZD-005） 目的 为了规范集团证照管理，便于各类证照的新办、变更、年审，特制定证照管理制度。 为加强各类印章的保管、使用等方面的管理，规范印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁，明确印章的权限和使用程序，特制定本印章管理制度。 为了规范集团介绍信使用管理，特制定介绍信管理制度。 适用范围 万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。 术语与定义 无 职责 综合管理部 负责营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审。 负责对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。 负责管理公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章。 财经部 负责税务登记证的新办、变更和年审。 负责管理财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。 其他部门 负责所分管业务相关证照的办理。劳动、社保相关证照由人力资源部办理；房屋产权证由客户关系部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理；建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理。 负责管理部门印章。 程序和内容 证照管理规定 证照的类型。公司证照包括：企业开办时股东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资报告和营业执照正副本；公司税务登记证正副本；法人代码证书正副本；房地产开发企业资质证书正副本；公司业务经营中诸如《建设工程规划许可证》、《开工证》、《销售许可证》、《土地使用权证》、《建设用地规划许可证》等各种证书以及各类专项工程的验收合格证、介绍信等证件。 证照的新办、变更、年审。 营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审由综合管理部负责办理； 税务登记证由财经部负责办理。 其他证照按管理权限由相关部门负责办理。如：劳动、社保相关证照由人力资源部办理；房屋产权证由客户关系部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理；建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理等。 证照管理 证照的保管。公司所有证照原件由公司文档管理员统一保管，并登记造册（附表1：《证件存档登记表》），所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等，均须登记备案。 证照的移交。证件办理移交时，原各项登记资料必须一并完整移交。 证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司，如因特殊情况需带出时，须报总裁/总经理同意并办理借用登记手续后方可借用；如需将证照副本带出公司，须报公司主管领导批准并办理借用登记手续后方可办理（附表2：《证照外借、复印件申领审批单》）。证照正、副本用完后及时归还，并办理撤销手续。 证照的复印。公司证照复印件由文档管理员统一复印和保管，领取复印件需办理登记手续（附表3：《证照外借、复印件申领登记表》）。 印章管理规定 印章类型 公司公章； 公司各职能部门公章（以下简称：部门公章）； 各种专用章，包括：财务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、总裁/总经理签名章等； 集团子公司公章及子公司各部门公章。 印章管理部门 印章主管部门是集团总公司综合管理部。 综合管理部代表集团总公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。 印章刻制的审批 印章的刻制实行审批制度。需要刻制印章的单位或部门，需由本单位或本部门提交书面申请（附表4：《印章刻制申请表》），报集团总公司综合管理部经理审核，经公司主管领导、总裁/总经理审批后，方可刻制。 印章由综合管理部委托具有印章刻制相关资质的单位刻制。 刻制印章的内容必须与《企业法人营业执照》核准登记的名称完全一致，部门专用章应与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合政府规定或市场规律。 政府或银行指定的单位印章（公司公章、财务专用章、法定代表人名章）刻制完成后，应按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。 所有印章刻制完成后，均需在总裁/总经理审批同意的《印章刻制申请表》和《印章备案登记表》（附表5）上印上印章模样，并由综合管理部存档。 印章的领用和交接。 领用印章的单位或部门负责人必须与综合管理部签订《印章管理责任状》（附表6），并作为本单位或部门印章管理负责人，协助综合管理部执行印章管理规定。其他领用印章的人员必须与所在单位和部门签订《印章管理责任状》，并按照印章管理规定做好印章管理工作。 印章负责人离职或工作调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人进行交接，交接时必须按公司要求办理印章交接手续，新的印章负责人需要重新与综合管理部签订《印章管理责任状》。 印章的保管。 原则上实行印章保管和印章审批分开。总裁/总经理、公司主管领导、部门的第一负责人是用章审批人。 公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章由综合管理部专人管理。 财务专用章、发票专用章、法