公司印信使用管理规定.docVIP

公司印信使用管理规定 一、目的 为确保公司各类印鉴及介绍信使用规范、统一，结合公司实际特制定本管理规定。 二、适用范围 本管理规定适用公司各类印鉴和介绍信的使用与管理。 三、职责 3.1综合管理部行政事务室是本管理规定的组织实施与管理部门，负责印鉴制作申请的审核，印鉴的制作及下发；建立印鉴登记台账；以及公司介绍信的管理。 3.2各部门负责因各种业务需要的印鉴样式的提供及提出制作印鉴的申请；并负责本部门印鉴及相关业务印鉴的管理和使用。 四、制定与修改 本管理规定由综合管理部行政事务室负责制定及改废，行政总监审核，经总经理批准。 日期 内容 编制 审核 批准 2013.8.1 管理规定编制完成 专员 行政经理 总经理 五、管理内容 5.1印鉴管理 5.1.1印鉴分类： ⑴、公司印章：公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印章。 ⑵、法人印章：刻有公司法定代表人名衔的印章。 ⑶、职衔签字章：公司总经理、副总经理及部门经理刻有职衔或签名的印章。 ⑷、部门印章：刻有部门名衔的印章。 ⑸个人名衔印章：刻有员工姓名的印章（指由公司负责办理的刻制员工姓名印章）。 ⑹、其他专用业务印章：如财务专用章、工资专用章、合同专用章、受控章、公司安委会印章等。 5.1.2印鉴的形式：印鉴形状根据业务需要的不同，分为圆形、椭圆形、方形、长方形；形式有橡皮质印章和原子印章两种；颜色有红色、蓝色、黑色三种。 5.1.3印鉴的管理： ⑴、综合管理部行政事务室及各印鉴使用部门设立兼职印鉴管理员。综合管理部行政事务室负责建立全公司的《印鉴登记及发放记录表》（拓具印模），记录印鉴刻制及发放情况，用于存档备查；使用部门建立本部门的《印鉴登记及发放记录表》（拓具印模），用于使用部门内部存档备查。 ⑵、因组织、业务变更或印鉴损毁、遗失，需要制、换、补发印鉴的部门，由申请部门填写《请（ ）发印鉴申请表》。根据实际情况，部门内部的印鉴由部门负责人审核，总经理批准后报送综合管理部行政事务室统一制作；涉及到专用业务印鉴或其他印鉴要由申请部门负责人、综合管理部负责人审核，总经理批准后报送综合管理部行政事务室统一制作。 ⑶、因组织、业务变更需作废的印鉴，由综合管理部行政事务室通知印鉴使用部门在2日内回收；因损毁、遗失的印鉴，由印鉴使用部门在领取补发印鉴时，以旧换新；所有回收作废的印鉴由综合管理部行政事务室酌情保存或截角销毁。 ⑷、各部门兼职印鉴管理员要注意保管好各自所管的印鉴，不得遗失、不得擅自用印，如不慎遗失要及时报告部门负责人，并报综合管理部行政事务室；对具有法律效应的董事会、公司、党委、工会、运输业务专用章、合同章等印鉴，在损毁、遗失、更换时由综合管理部行政事务室负责向政府印鉴主管机构申请登记备案，并依法公告作废。 ⑸、补、换发印鉴的文字体应有异于原印鉴，以示区别。 ⑹、一种印鉴以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由申请部门在《请（ ）发印鉴申请表》中写明需增刊的数量，由综合管理部行政事务室审核并设法对增刊印鉴加以区别。 5.1.4印鉴的使用： ⑴、代表公司级的文件、申请、报告等，需要使用公司印章、法人印章、总经理及副总经理的职衔签字章时，应由经办人填写《印鉴使用申请单》，报部门负责人、总经理批准后，方可用印，并在《印信使用登记表》上登记，部门负责人只对需盖印的文件、申请、报告等的真实有效性负责，盖印后的文件、申请、报告等的真实有效性由经办人负全责，盖印后不得擅自更改。 ⑵、各部门业务人员以公司名义与外界签署的一切合同、协议等，需要使用公司印章、法人印章及合同章时，要按照公司《合同管理规定》（编号：ZH-GD-1306-01）中的要求办理，并携带《合同签约评审表》，（必要时必须要携带《法人代表授权委托书》），方可到综合管理部行政事务室秘书处用印，并在《印信使用登记表》上登记，合同评审人员只对需盖印的合同、协议等的真实有效性负责，盖印后的合同及协议等的真实有效性由签署合同的授权委托人负全责，盖印后不得擅自更改。 ⑶、财务专用的各种印鉴由公司法人代表授权给财务相关岗位人员使用,有关岗位人员要对印鉴的遗失、误用负全责。 ⑷、各部门兼职印鉴管理员对印鉴的遗失、误用负全责。 ⑸、个人使用的印鉴由个人对遗失、误用负全责。 5.2介绍信管理 5.2.1员工因公或因私到相关政府机关、企、事业单位联系工作、参观、学习、办理私事等需证实身份必须使用公司介绍信的，由本人到综合管理部行政事务室办理。 5.2.2综合管理部行政事务室对公司介绍信要进行登记管理，建立《印信使用登记表》。 5.2.3凡使用公司介绍信的人员要对介绍信进行妥善保管，防止遗失。发生介绍信遗失的情况要立即向综合管理部行政事务室报告，拖延上报或不报者要对其产生的一切后果负全责。 六、其他要求 6.1本规定