如何开好一个会.docVIP

如何组织会议 ? 1.??????在开会之前，是否已经确定好开会的目的？ ——会议目的要清楚明确，议题以3个最适宜。该议题： ???????是值得每一位与会者关注与努力的问题； ???????必须进行有深度和广度的讨论； 2.??????与会人员是否经过精挑细选、而不是随便抓人充数？ ——与会人员要精选，4至10人最理想。与会人员应该是： ???????对会议主题有了解并能有所贡献的人； ???????代表着能影响决策的部门人员； ???????有决策权力的人； ???????负责执行决策的人； 3.??????会前是否提供议程资料给与会人员、让大家事前做准备？ ——会前有资料，避免空口讲白话。议题排列次序： ???????须创意与动脑筋的议题排在前面； ???????重要性高的议题排在前面； ???????争议性少的议题排在前面，费时的排在后面； ???????可以保留几个高度兴趣的议题于后面，作为压轴； 4.??????主席是否控制会议所花的时间与每人发言的时间？ ——避免马拉松会议，1小时为宜，2小时极限，准时开始、准时结束。 5.??????与会人员讨论的内容是否都契合会议主题？ ——每人发言时间控制在5分钟之内，言简意骇，掌握重点，不偏离主题。你要怎么说： ???????针对问题：“我们真正的问题究竟是什么？” ???????澄清问题：“你是说，在下个月可以供应这些物料？” ???????控制进度：“我们进行到了第N个问题。” ???????重申重要处：“让我们再确认一下……” ???????表示支持：“我认为这项建议不错。” ???????换人发言：“下一位发言的是……” 6.??????与会人员是否遵守开会时间，不随便缺席或中途离开？ ——提前通知，会前确认。 7.??????主席是否鼓励所有成员充分发言讨论，并激发大家的创意？ ——主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。 8.??????与会人员有争执时，主席是否能以超然的地位做调解？ ——开放心胸倾听，尊重别人的不同意见，分享自己的想法与感 受。主席的工作是： ???????协调会议前后的争议点； ???????做出适合议程的决议； ???????提供相关的资询给与会人员； ???????参与讨论，并协助记录员正确记录讨论的内容； ???????确定会议记录的分发； ???????必要时主宰一切； 9.??????会议中所做的任何决议是否都有人负责提出行动计划？ ——会议务必达成决议，决议之事指派专人负责提出行动计划。当一场会议的结果是安排更多的会议时，通常都表面该场会议遭遇了难题！ 10.??会议后是否有人追踪成果？ ——会议记录要忠实和完整，3天内分发给与会者与相关人员；追踪会议各项决议的行动与结果。 如何开好一个会议 作为一个会议主持者，（软件项目需求分析讨论会，或者工作安排会，或者设计方案会议。。。） 在开会前，首先要缕清自己的思路。要想到我要讲哪些问题？哪些问题是重点要讨论的？我要讲的问题的顺序是什么？ 1、前期准备： 通常自己要列一个会议提纲，可以手写，也可以word简写。如果对于大家不是很清楚的事情，文档要准备的详细一些。 把重点要讨论的问题，列出来。最好进行问题的分类。 主要的问题可以通过框图等方式，直观的目的是让大家能在最短的时间内了解你的思路。 开会前，最好通过邮件将你要讲的及相关文档，发到参会人的邮箱。如有可能，则最好提示哪些人重点思考那些问题。 2、会议 会议期间对每个问题，要有会议纪要，对项目会议来讲这个很重要。会议纪要要及时整理成电子文档（Meeting Minutes）. 备查或者后续者了解项目情况，或作为确定某件事情的依据。之所以无法用会议纪要进行记载，一定是因为讨论者没有按照一定的讨论顺序，漫无目的的讨论。 主持者要把握会议的进展。 要把项目的来龙去脉用简短通俗的语言描绘清楚。 问题讨论后，达成一致意见，一定不要来回讨论，以免浪费时间。 不要谈与本次会议无关的东西。 避免陷入细节。 该拍板的时候一定要拍板。 不要有急噪的情绪，认为自己懂了，别人为什么没有懂，一定是你自己没有描述清楚。 要知道，很多项目讨论几次，也是比较正常的事情。欲速则不达。凡事，要有平和的心态对待讨论。