内部审核方法和技巧.ppt

* 应用开放式问题，避免用引导式、封闭式问题 1次只问一个问题 每1个问题拿到答案之后一定要拿证据 掌握追踪路线——来回追踪 多问1个问题去肯定你的理解 若被审方不了解问题，应用不同方法叙述 若被审方感到压力大，可适度休息片刻 勿自问自答 问话技巧： * 实施审核 审核的对象 人：是否取得上岗资格证？是否经过培训？有无培训记录？转岗员工有无转岗后的培训记录及是否取得转岗后的上岗资格证？ 机：设备的年、季、月、日维护点检是否实施，记录是否正确；设备有无状态标识；测量设备有无校准标签及记录？ 料：物料是否先进先出，现场的物料有无ＩＱＣ检验标签？ * 法：有无文件及作业标准？文件及作业标准是否具有可操作性？量化的标准是否规定了一个范围？文件与标准是否符合ＩＳＯ标准、同行业标准、公司重要客户的要求？ 环：环境的温度、湿度、洁净度、通风、是否符合要求？现场的５Ｓ是否干净、整洁、整齐？一些易忽视的地方（生产线的上表面、设备底下、插座上表面、空调出风口、闲置的设备、窗户横框、垃圾桶区域、设备背面、责任不清的区域、其它不易看见的地方）是否清洁干净？物品的摆放是否整齐（是否与墙壁、工作台平行或垂直？） 实施审核 * 生产车间日常审核办法 审核时不仅检查文件、记录、还应该到现场确认真实运作情况与实际操作 确认上次审核发现的问题点整改没有 人：抽查一至三名员工，确认是否有上岗证？ 是否有培训记录？重点关注新员工及转岗员工 机：每种型号的设备抽查确认一台设备的维护 点检记录、校准标签、维护标签；重要的工装 夹具使用是否与标准一致? * 料：抽查一种物料的标签是否盖有合格章？是否在有效期内？是否先进先出？不合格品的标识、隔离、评审是否规范？ 法：抽查记录表，确认记录是否符合记录表上的标准，记录表上引用的标准是否与正式文件上的标准、要求一致？即记录、表格上的标准、文件上的标准要一致。观察员工的作业是否与文件规定的一致。 生产车间日常审核办法 * 环：环境的温度、湿度、洁净度、是否符合要求？现场的５Ｓ是否干净、整洁、整齐？物品是否三定(定品、定位、定量）；一些易忽视的地方（生产线的上表面、设备底下、插座上表面、空调出风口、闲置的设备、窗户横框、垃圾桶区域、设备背面、点检表背面、责任不清的区域、其它不易看见的地方）是否干净明亮？物品的摆放是否整齐（即是否与墙壁、工作台平行或垂直？） 若发现一个不符合项，应该再抽查类似的情况，确认是属于孤立的现象，还是普遍的现象（例如发现一台设备的点检表没有及时点检，则应再抽查二至三台，确认是否仅是一台设备没点检，还是大部份或是所有同类型的设备都没有点检） 生产车间日常审核办法 * 第七个步骤：记录不符合项 记录不符合项应该记下具体的可追溯的事实、对应的文件、标准（外部审核时，涉及到人的时候，一般仅记录工号，不记录姓名；内部审核时为了方便找人确认，也可同时记录姓名） 记录不符合项应该记录陪审人姓名 （一般来讲陪审人为责任区域的负责 人之一），以方便追踪 * 记录不符合项时应该区分： 严重不符合、 轻微不符合 观察项、 记录不符合项 * 建立的体系与约定的体系标准或合同的要求不符 造成系统性失效的不合格（可能需由多个轻微不合格去说明） 可造成严重后果的不合格 区域性实施严重失效（可能需由多个轻微不合格去说明） 需花较长时间和较多的人力才能纠正的不合格等 严重不符合项 * 孤立的人为错误 文件偶尔未被遵守，造成的后果不太严重 对系统不会产生重要影响的不合格等 轻微不符合 * 证据稍不足，但估计存在问题，需提醒注意的事项 已发现问题，但尚不能构成不合格，如发展下去就有可能构成为不合格事项 其他需提醒注意的事项 观察项或改进建议 * 第八个步骤：开会、讨论结果 在这个阶段审核小组提出不符合项及审核结论并要求被审核方确认 如果有异议则经过讨论及 确认事实以达成共识，或 由审核组长决定 * 第九个步骤：编制报告 报告中应该写清楚不符合项所属的部门、发生地点、具体的可追溯的事实，对应的文件要求． 不符合项较多时应该分部门、职能组列出。 * 第十个步骤：决定纠正行动 原因分析与纠正行动应该由责任部门的责任人负责，在内部审核时审核员可给出建议 纠正行动应该包括具体要采取的措施、责任人、要达成的目标、开始时间、结束时间（纠正行动需要的时间较长时，应该制订分段的纠正措施及进度表） * 第十一个步骤：跟进、确认纠正行动的进度及效果 跟进确认的内容：修订的文件、报告、记录、到现场确认实际执行（包括实际作业与记录）是否与修订后的文件相符 * 效力上区分：面对面交流电话交流 书面通知告示贴提醒电子邮件通知。 持续性上区分：电子邮件通知书面通知告示贴