秘书实务第3章办公的室日常事务管理.pptVIP

第三章 办公室日常事务管理 第五节 办公室接待工作 一、接待工作概述 2．接待的原则 热情适度，耐心倾听 礼貌周全，仪表得体 照顾周到，进退有度 环境整洁，物品齐全 第三章 办公室日常事务管理 第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 清除办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1）电源的老化，纠缠在一起容易引起火灾 2）通道不够宽敞，桌子、椅子碰到人腿 3）空气、温湿度、噪音对身体和心理产生不利影响 4）工作的疏忽引起失密的隐患 5）把重物堆放在安全通道或消防器械上 1．办公程序管理的内涵 (1)办公程序管理的概念 是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时间顺序的活动或事务流程进行科学有序地安排和管理，以优化工作流程使其逐步成为处理某项工作的固定模式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 一、办公程序管理 (2) 办公程序管理的构成要素 时间因素 空间因素 事项因素 资源因素 (3)办公程序管理的特征 择优性 稳定性 可操作性 2、办公程序管理的必要性 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 一、办公程序管理 3、改进办公程序的办法 (1)办公事务的一般性流程 确定问题 分析相关资料 确定造成问题的主要原因 提出解决问题的方案 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 一、办公程序管理 (2)办公流程的确定与改进 办公流程的确定首先要以组织的结构为根据 办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责 办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便 各项办公流程既要相互独立，又要注意衔接和整合，要形成严密的整体，以避免工作的重复和疏漏 办公流程应尽量精简，减少不必要的工作环节，复检的环节、次数越少越好 办公流程本身要有可供改善的余地和弹性 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 一、办公程序管理 4．工作承办周期制度的建立 (1)本单位或组织在办公事务的管理方面有哪些行为需要做出时间期限的规定 (2)从工作的实际出发，考虑各项工作确定多长的时间期限做标准较适宜 (3)完成同一项工作的具体方法和途径不同，确定的期限也应不同。 (4)承办周期制度的制定要考虑各项工作的紧急程度 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 一、办公程序管理 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 一、办公程序管理 工作行为 工作承办周期 接外线电话 应在3次铃声之内拿起电话 回复信件 收到信件后2个工作日内回复，紧急信件应在收到的当天回复 回复电子邮件 收到电子邮件后12小时内回复，紧急电子邮件应立即回复 处理投诉 接到电话投诉应立即处理，接到投诉信应在24小时之内发出回函 文件复印 日常文件应在8小时之内提交，紧急文件应在2小时之内提交 立卷归档 当日文件当天整理归档，每个周末进行清理，紧急文件的归档应在1小时之内完成 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 1．时间管理的必要性 2．时间管理理论 (1)时间管理的内涵 (2)时间管理理论的四个发展阶段 ABCD工作法 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 3、有效管理时间的方法 (1)明确目标和自己的工作任务及职责 要了解组织的整体目标或远期目标 要了解自己所在职位的任务、职责及工作重点 学会区分常规工作和非常规工作 应该为自己设立职业发展目标 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 (2)制定工作计划 (3)善于利用有效管理时间的工具 工作记录本 每天的时间表和值班表 准确的日历 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 4．为上司安排活动时间表 （1）时间表的类型 月时间表 周时间表 第三章 办公室日常事务管理 第二节 办公程序管理与时间管理 二、时间管理概述 月份 周次 ? 4月份 ? 5月份 ? 6月份 第1周 周一上午总经理面试人事总监 总经理去香港与英皇公司进行商务谈判 上半年绩效评估工作部署 第2周 周五对全体员工进行办公礼