旅行社计调工作流程及注意事项.pdf

旅行社计调的工作流程 一、报价： 根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息（报价）； 二、计划登录： 接到组团社书面预报计划 ，将团号、人数、国籍、抵 /离机（车）、时间等相关信 息登录在当月团队动态表中。 如遇对方口头预报， 必须请求对方以书面方式补发计划， 或在 我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件； 三、编制团队动态表： 编制接待计划，将人数、陪同数、抵 / 离航班 (车 )、时间、住宿酒店、餐厅、参观 景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中； 四、计划发送： 向各有关单位发送计划书，逐一落实。 1 、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计 划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店 或指定酒店发送，并要求对方书面确认； 如遇酒店无法接待， 应及时通知组团社， 经同意后 调整至同级酒店。 2 、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》 并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要 求对方书面确认。 3 、用餐：根据团队人数、 要求， 以传真或电话通知向协议餐厅发送 《订餐计划书》 。 如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。 4 、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确 认。如遇变更， 及时做出 《更改件》，以传真方式向协议地接社发送， 并要求对方书面确认。 5 、返程交通：仔细落实并核对计划， 向票务人员下达 《订票通知单》， 注明团号、 人数、航班 (车次 )、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人 员。 五、计划确认： 逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发 送至组团社并确认组团社收到。 六、编制概算： 编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》， 与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、 《借款单》向财务部领取借款。 七、下达计划： 编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人 员领取计划及附件。 附件包括： 名单表、 向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、 导游 人员填写的《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票 款当面点清并由导游人员签收。 八、编制结算： 填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传 真至组团社，催收。 九、报帐： 团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、 原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》， 以此 为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部 经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。 十、登帐： 部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中， 以便核对。 十一、归档： 整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询 组团社的日常工作流程 组团社的日常工作流程 第一步：市场策划人员根据收集到的旅游情报等信息决定推广什么样的旅游线路， 让后和计调人员确定线路的可行性， 同时计调也核算出线路的成本价格