监理文件资料整理归档管理制度办法2014版.doc

XX监理公司 项目监理文件资料整理归档管理办法 【目的】 对项目监理组监理工作实施过程中有关的文件和资料的收集、组卷、装订归档、编码、保管等全过程进行控制，确保监理资料归档规范、完整、及时。 【适用范围】 适用于各项目监理组项目监理文件及外来文件（如业主提供的资料包括施工许可证、测量控制成果资料、竣工备案证明（如有）等）的组卷、装订、归档、编码、保管。 【职责】 总工办负责本工作的归档管理。 各项目监理组负责本项目竣工文件和资料的收集、组卷、装订和归档。 档案室负责监理档案的接收和保管。 【实行办法】 收集 项目监理资料内容应完整，资料应具备有效性，签字盖章手续齐备。 资料反映的事件应已经完结,否则应作为待处理文件,另行保管。 立卷 该项工作由各项目监理组总监理工程师组织并负责落实。 各项目监理组在完成项目竣工质量验收合格后15天内完成。 项目监理档案（完成装订和装盒）须在项目监理组退场前移交公司工程监理部。 资料的组卷装订应在监理项目完成后进行。 当监理项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷。 不同单位工程的监理资料可视实际情况按单位工程、分部工程、专业、阶段等方式进行组卷。 当不同单位工程有共同发生的文件：如会议纪要、监理工作月报等，则这些文件应集中归入一个主要的单位工程档案中，其他单位工程档案不必重复收录，仅在目录中注明见某案卷号即可。 卷内文件均须按有效书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始，编写在右下角。案卷封面、卷内目录不编页号。 案卷封面、卷内目录与卷内文件一起组卷。 案卷应采用线绳三孔左侧装订法，除去金属物。装订厚度不宜超过40mm。 组卷装订 要求将监理资料按归档总目录册号内容组卷装订，每一类别文件必须单独立卷，不得与其他类别的文件合并组卷。注意监理日记无需装订，装盒即可。 如某一类别的文件数量较多，可分为多卷进行装订，要求每卷厚度不宜大于40mm。分卷装订时，文件的档案卷号为同一内容的，并在档案卷号后加注（一）、（二）、（三）……，如第五册第四分册（一）。 所有文件在日常使用中装订用的金属物必须剔除，以免生锈破坏档案美观。 立卷时封面、卷内目录、档案盒等不宜采用胶水、浆糊等粘贴材料。 案卷封面上填写工程名称、案卷题名、档案卷号（小一）、公司名称、归档日期（三号）等内容。要求用仿宋字体工整填写。 文件材料装订完成后须装盒。 监理档案的验收和移交 监理项目完成后应办理监理档案验收、移交工程光盘一张或优盘拷贝给接收人。 归档人应提交《监理资料归档清单》一份（见附件二样式），履行归档人和接收人签字交接手续。 由总工办负责监理档案的验收。 监理档案经验收合格后移交档案室进行编码和保管。 对于验收不合格的监理档案，由项目监理组负责整改。 【附件】 监理资料归档总目录和保管期限（附件一） 监理资料归档清单样式（附件二） 监理档案封面样式（附件三） 监理档案总目录样式（附件四） 附件一 XX监理公司 监理资料归档总目录和保管期限 册号 文件类别 档案文件 保存单位和保管期 建设单位 城建档案 监理单位 一 监理合同 监理机构 监理总结 委托监理合同 长期 ★ 永久 监理中标通知书、施工许可证、总监任命书（监16）、 长期 永久 总监代表授权书（监22）、项目组成人员表 长期 永久 民防工程竣工验收申请表、民防工程监督报告 长期 永久 竣工验收申请表、竣工备案证明 长期 永久 监理工作总结（监32） 长期 ★ 永久 二 声像 电子档案 工程光盘（含工程照片及监理过程资料） 永久 摄像资料（必要时） 永久 三 会议纪要 进度控制 工地例会纪要（监27） 长期 长期 专题会议纪要 长期 长期 工程开工报审表（监03）/工程复工报审表（监02） 长期 长期 工程暂停令（监17） 长期 长期 工程进度计划 长期 四 合同管理 工程延期报审表（监14） 永久 长期 费用索赔报审表（监13） 永久 长期 合同争议、违约报告及处理意见 长期 长期 五 监理 工作 记录 及 质量 控制 监理日记 长期 监理工程师通知单（监19） 长期 ★ 长期 监理工程师通知回复单（监09） 长期 ★ 长期 监理工作联系单（监24） 长期 ★ 长期 监理专题报告 长期 ★ 长期 工程材料/设备/构配件报验表（监06） 长期 工程材料/构配件/设备质量证明文件 长期 原材料、成品/半成品管理台帐（监23） 长期 分包单位资格报审登记表 长期 分包单位资格报审表 长期 长期 工程测量控制成果报告 长期 测量核验资料 长期 长期 施工控制测量成果报验表（监05）、测量放线报验登记表 长期 工程试验、检测登记表 长期 工程安全与功能检验记录 长期 长期 隐蔽工程、检验批验收登记表 长期 隐蔽工程验收记录 长期 质量缺陷与事故的处理文件 长期 ★ 长