总务处物品采购与管理制度暂行办法.doc

总务处物品采购与管理暂行办法 为规范总务处内部物品采购与内控管理，严格采购审批程序，合理使用经费，更好地发挥各类物品的使用效能，特制定本暂行办法。 一、基本原则 1、服务工作，按需采购。物品采购应根据实际需要进行，采购的物品应是开展服务保障工作或用于业务发展所必须的物品，与业务工作无关的不得纳入采购范围。 2、按照预算，计划采购。各部门应根据各自年度经费预算，合理安排资金，编制采购计划，无特殊情况应按计划实施采购，没有预算的项目原则上不得安排采购，防止盲目采购、随意采购或超预算采购。 3、归口管理，统一采购。总务处成立采购工作领导小组，处长、党总支书记任组长，分管采购工作的副处长及有关分管请购单位的副处长任副组长，综合科、工程管理科及请购单位负责人为成员，负责对采购工作的组织领导。综合科和工程管理科归口负责采购管理工作，并具体承办采购事宜。需要采购物品时，无论资金来源何处，均应按照采购范围及物品分类，由综合科或工程管理科统一采购，其他部门不得私自采购物品。 二、采购范围 1、办公类物品：包括笔墨、记录本、计算器、计算机设备及配件、打（复）印设备及配件、办公耗材、办公家具、办公电话、卫生用品等，归口由综合科负责采购。 2、其他类物品：除办公类物品以外的其他物品，包括各类专业设备、维修保养材料、维修工具、能源及化工材料、劳保用品以及其他低值易耗品等，归口由工程管理科负责采购。 三、采购办法 （一）请购 请购单位根据预算安排及采购计划，填报《物品采购审批表》（见付表），经分管处领导同意并签字后，归口报综合科或工程管理科。 （二）审批 请购单位上报的《物品采购审批表》经综合科或工程管理科审核，并确认落实经费后，按照以下程序和权限审批： 1、单次采购金额1000元以下的，由分管请购单位的副处长和分管采购工作的副处长一并批准安排采购； 2、单次采购金额1000元（含）以上的，经分管请购单位的副处长和分管采购工作的副处长同意，由处长批准安排采购； 3、大宗物品采购或单次采购金额较大，根据学校有关规定需要招标采购的，经处长审批后，按学校招标程序实施。 （三）采购 1、采购时应确保采购物品的质量，一般情况下应采购正规厂家的产品，严禁采购“三无”产品或没有质量保证的产品。 2、一般采购项目（不需招标的），由请购单位和归口管理部门二人以上先行询价，货比多家后再行采购。其中，批次金额1000元以下的，由请购单位和归口管理部门询价后直接采购；1000元（含）以上、10000元以下的，请购单位和归口管理部门询价后提出供货商选择建议，经分管采购工作的副处长批准后实施采购；批次金额10000元（含）以上，且达不到招标金额的，由采购工作领导小组采取竞争性谈判等方式采购。 3、需招标采购的项目，统一由工程管理科负责，报请招标管理办公室，按照学校招标程序采购。 四、物品管理 1、采购的物品到货后应，由请购单位和归口管理部门负责，及时组织验收，确认其质量合格、数量无误后办理入库入账手续。 2、办公类物品统一由综合科保管并登记入帐；其他类物品由使用单位保管并登记入帐，物品帐册同时报工程管理科备案。 3、请领、发放物品时，一般情况下应由使用单位填写《总务处物品请领发放审批单》，经分管领导同意，由处长批准后方可领取，并办理出库登记。其中，其他类物品的请领发放审批单一式二份，一份由使用单位留存，一份送工程管理科备案。特殊情况下，用于抢修的物品可先领取，事后补办手续。 4、所有采购物品，应由专人保管，严格出入库登记制度，每月进行一次清点对帐，发现物品短缺时应及时查明去向，因管理不善造成物品丢失、去向不明或违规发放的，要追究有关人员的责任。 五、结算报销 结算报销手续由请购单位负责办理。物品入库清单及采购发票经核准无误后，先由请购单位及归口管理部门有关人员在购物发票上签字，再经分管副处长、处长签字后进行财务报销。 六、附则 1、本办法由综合科、工程管理科负责解释。 2、本办法自发布之日起施行。 二〇一二年五月二十四