甲供材料管理制度办法.doc

PAGE 1 PAGE 1 甲供材料管理办法 一、甲供材料管理制度 为进一步规范公司甲供材料管理工作，提高工作质量和办事效率，保证采购人员正确、高效地实施管理与服务，完善监督机制，兼顾质量和成本，在保证工程正常使用的前提下，提高材料（设备）质量，减少采购成本，特制定本办法。 （一）材料计划报送 1、工程合同中已明确由我方供应的物资,凡属首次供应的品种,施工单位至少应提前20天提出《甲供材料需求计划》，生产周期较长的材料、物资一般至少提前2个月。属同品种后续供货的,一般至少提前10日提出需求计划。 2、施工单位提出的《甲供材料需求计划》先由编制人及现场负责人签字确认后，经甲方主管工程师审核，项目部批准后，交成本控制部作为下一月的月度材料供货计划。月计划报送时间为每月的25日之前、周计划为每周的周三报送。 3、《甲供材料需求计划》工程量应该按照图纸合理计算，并结合形成实际情况及损耗情况上报，不能因为过度节省材料导致材料在使用过程中不够又要补充且数量不大，如果有些材料运输路程较长或加工过程比较漫长，会造成甲方及施工单位自身施工进度等相关损失。施工单位在上报《甲供材料需求计划》一定要慎重考虑，否则造成的损失由施工单位自行承担相关责任和损失。 4、施工单位报送《甲供材料需求计划》时，应充分考虑运输时间、生产周期等相关因素，为我方留出合理的采购时间。如因计划报送不及时，造成材料到场时间延误、供货数量不足等情况，一切损失由施工单位负责。 5、《甲供材料需求计划》应以表格形式报送，且表格应列明：材料名称、规格、型号、计量单位、数量、到货日期、备注事项、材料进场收货人及联系方式等有关内容。如材料是分批分期到货的，必须详细注明每一批次的到货数量和日期。具体表格见附件 6、材料名称的书写应以材料的行业统一名称为准，不得使用简称、别称及俗称等。规格及型号也应以国家或行业统一标准为准，不得使用厂家自编规格及型号，如无型号规格要求时，应予注明。 7、签字审批完毕后，材料计划报送成本控制部，材料计划不符合我方要求或未按规定程序提报的，成本控制部接收人员审核发现后，要书面拒收或书面回复退回计划。 8、成本控制部接收材料计划后报工程总监审批，该计划于工程总监签字之日起生效，成本控制部依据计划执行采购程序。采购时间必须在施工单位上报《甲供材料需求计划》7个工作日之内进场。 9、施工单位所报材料需求计划漏项或临时变更等原因需要材料，情况紧急时需申报应急材料需求计划。应急需求计划必须由施工单位项目负责人签字，经主管工程师、项目部审核后，报工程总监审批后转成本控制部执行采购程序。 （二）材料进场验收 1、甲供材料到达施工现场后，由供货单位、施工单位的材料员及主管工程师、项目部相关专业人员共同验收，验收人员必须对材料数量、品牌、规格、型号随货资料详细察看，并签署书面意见。验收通过后，甲乙双方及时办理交接手续。 2、施工单位应指定专人进行甲供材料的收货，尤其是夜间及下班时间内的到货，要保证随叫随到，及时进行验收。 3、甲供材料送到施工现场后，施工单位2日以内必须及时送样试验或检测，不经试验、检测的材料不得使用。经试验或检测后不合格的材料由甲方负责退场。 4、材料检验抽样材料进场在验收时现场拍照留存并随机抽取,实验、检测结果经项目部见证后存档。 5、参加材料验收的人员要认真仔细核对相关证件，对材料数量的核对要认真仔细，发现错漏的及时指正。仔细检查产品实物与其证明书的内容和各项技术指标是否相符。检查产品的外观形状，包括其包装、标识及相关内容是否完好、合格；检查同一批进场的产品型号、规格是否一致，防止质量不同的产品混进场；检查产品的出厂合格证、检验报告等是否齐全，如果资料不齐全应及时向供货方索取，资料补齐后方可办理验收手续。 6、材料验收单要填写清楚其名称、型号规格、数量、单价、合价、日期。验收单严禁随意涂改，如有涂改须有当事人签章。具体表格见附件 7、项目部人员应时刻监督施工单位对验收进场后的材料进行妥善保管和使用，如发现保管或使用不当造成材料生锈、损坏、丢失等情况，所造成的损失由施工单位负责，我方不予退换或增补。 （三）不合格材料的处理 1、甲供材料经质检部门检验不合格需退货的，施工单位应出具书面退料申请，将申请、检验报告等证明文件一起报成本控制部，经审核后办理相关手续。 2、成本控制部接到退料申请后应对材料数量、规格、检验报告等进行核对，经成本控制主管、主管总经理签字确认后，由成本控制部办理退料手续。材料的退货须填制退料单，并注明退货的原因。具体表格见附件 3、成本控制部收料、签单后，依据供货合同对不合格材料进行退货、换货或索赔。由于施工单位工作不力（例如不根据变更及时提报材料的变更计划）等原因造成的退货，成本控制部不予办理退货事宜，一切损失由施工单位负责。 二、甲供