第三章_办公室事务管理1(课件).ppt

送交 材料 文件整理 立卷类目 归类和组卷 确定案卷的保管期限 案卷标题案卷编目编号填写装订归档入库 实施依据： 《机关档案工作条例》 例:机关档案材料归档流程图 档 案 管 理 四、文件控制 1.文件运转过程控制 文件运转过程是指文件在机关内部的运行和办理过 程,为保证其稳定有序,方向正确,流速合理,必须对其加 以控制。 （1）稳定文件运转秩序的控制措施 核心：优化工作环境，建立健全并严格监督实施有关的程序和制度，充分发挥各项文件管理职能的作用，建立灵敏有效的调控机制。 稳定文件运转秩序的控制措施 a.完善组织体制，优化工作环境； b.精细、实用的程序和制度； c.控制关键及主要环节； d.协调关系； e.随文图表文件处理传阅催办单.doc发文稿纸.doc； f.保密与安全； g.队伍人员的稳定 组织体制 职能划分 机构设置 工作程序 B6 B4 B5 B1 B2 B3 A B C D 文件运转路线的结构形式 轮型 树型 （2）控制运转方向的主要措施 职能划分、岗位责任、程序化、主动鉴别、反馈机 制、及时调整、结构形式[见下图]、指令明确 （3）控制文件运转速度的措施 目的:提高效率,缩短运转周期,降低成本 措施: a.强化“过滤”机制,阻止无用和低质文件 b.浓缩、综合等方式进行加工,提高文件质量 c.补正错漏,减少时间损耗 d.简明、规范的语句签批文件,利于阅读 2.文件传递过程控制 （1）文件传递过程控制规则 上、下行文和平行文区分；不越级行文；区分主送和抄送；党政公文分开；联合行文时作者应为同级；协商一致；禁绝问题文件；简化手续，多种传递渠道 （2）控制文件传递速度的措施 传递方向正确、路线简洁且多样；选择并协调各传递通道；注意传递次序、标志鲜明、密级、质量等问题 四、文件控制 3.文件数量和质量控制 （1）影响文件数量的主要因素：环境和文件工作问题 （2）控制文件数量的措施：控制文件需求,满足正常文件需求并抑制不正常文件需求 （3）文件工作的质量标准: 合“法”; 及时、适时；有效；有序； 可靠； 保密；安全；简便；低耗 四、文件控制 五、文件工作的综合协调 1.文件工作的综合协调原则 (1)分层协调原则; (2)权威性原则; (3)全局原则; (4)客观公正原则; (5)沟通原则; (6)服务性原则; 需要协调的矛盾 协调的方法和技巧 收发文件，一方拒收 坚持原则,相互谅解 分办文件时的争办与拒办 体制—“例”—权威 批办中的矛盾 主要领导出面协商 承办文件时的矛盾 强化会商,上级仲裁 审核修改文件中的矛盾 相互联系询问和答疑;集体审核等 签发中领导间矛盾 分层签发,避免集体签发;减少核签;面对面集体签发;联合行文主办方先签;程序正常 缮引中的关系矛盾 健全制度,特别是有关检验验收制度和标准 2.内容与方法(教材总结) 五、文件工作的综合协调 文件控制的基本要点 运转过程、传递过程、数量和质量控制，以及综合协调工作，是文件控制活动的主要内容。 文件控制的目标：效率、秩序、简洁和便利、和谐。 文件控制的基点：环境、体制、管理、工作制度、程序、人员素质影响着控制过程和效果。 2.介绍信管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题: （1） 介绍信的格式应符合要求 （2） 介绍信应由专人管理 （3） 出具介绍信必须认真履行审批手续 （4） 妥善保管好介绍信的存根 介绍信使用的程序 用信申请 领导审批 秘书开介绍信、盖印 用信登记 用信登记簿 序号 日期 事由 签批 承办部门及承办人签名 编号 张数 1 2 3 4 5 6 7 技能训练 1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？ 2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？ 3、X市物资供销处办公室办事员洪XX，在销售处处长老王的再三要求下，在三张空白介绍信上编好介绍信编号，并盖了章。老王走后，他越想越后悔，赶紧向办公室李主任汇报了这件事，领导对他进行了严肃的批评，责成他立即追回这三封介绍信。请指出错误所在。 3.5 办公室零用现金管理 由于用支票来支付小额费用难于实行，一些企业办公室中常设立有一笔零用现金或称作备用金，以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。它通常是由企业领导和