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高等学校建筑档案管理工作的规范化建设 　　高等学校建筑档案管理工作的规范化建设 　　高等学校建筑档案资料指的是开发单位或建设单位对高等学校某一基建项目从项目提出、可行性调研、工程施工、建成使用等开发建设与日常管理活动中直接形成的所有具有保存意义的图表、文字及声像等档案材料。它是建筑工程在项目建设、使用管理、项目维护与改建扩建过程中的重要参考依据，也是高等学校校园内各类建筑及管线等基建工程的项目规划、项目设计、项目施工、项目维护等活动的原始记录材料，因此成为高等学校档案工作管理中不可或缺的组成部分。 　　近年来，随着高等教育规模的不断提高，以新校区建设为标志的高等学校校园规模扩建也在如火如荼地展开。在这一过程中，积累了大量的建筑档案材料。因此，规范化管理高等学校建筑档案残留已变得势在必行。国务院与国家教委相继颁布了一些高等学校建筑档案管理工作的规范与条例，有力改善了高等学校建筑档案的分类与管理工作，对于指导高等学校搞好建筑档案管理工作具有重要的促进作用。 　　一、高等学校建筑档案材料的形成 　　高等学校建筑项目建设过程同社会其他基建项目类似，都大致要经过项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段。这四个阶段中又包括六个不同环节，相应形成了不同的建筑档案材料： 　　（一）项目建议书，也称项目建设建议书。高等学校根据学校建设、校园规划等要求，结合对教育资源与招生前景的预测分析，向国家或地方建筑项目管理部门提交推荐的项目建设性材料。 　　（二）可行性研究报告。在确定高等学校建筑项目之前，对建筑项目的使用价值及各类影响因素进行可行性研究，在这一过程中形成的供决策者与主管机关审批参考的上报文件。 　　（三）项目开工前期手续。在项目施工之前，要前往主管部门、建设单位、施工企业等多个单位办理的多种手续材料。 　　（四）设计图纸及建设规划许可证。招标单位或受其委托的设计单位及勘察部门对某一高等学校建筑项目展开设计并形成图纸，再经过消防、人防、设计等部门的审查，最后取得建设规划许可证。 　　（五）招投标材料。在通过招标工作确定建筑项目的施工单位与监理公司的整个过程中，形成的所有与招投标相关的材料。 　　（六）竣工验收资料。建筑项目竣工后，开发单位会同设计单位、施工单位、设备供应单位以及工程质量监督部门对该项目是否符合规划设计要求及建筑施工、设备安装等工程质量进行全面检验，并最终取得军工合格资料、数据与凭证等全部竣工验收资料。 　　这四个阶段与六个环节中所形成的全部图纸、声像、文字资料，就构成了一整套完整的高等学校建筑项目档案材料。这些材料对于与之相应的高等学校建筑项目的日常使用与维护，具有非常重要的指导意义与参考价值。 　　二、高等学校建筑档案的特点 　　除了具有普通档案资料的价值性、信息性、原始记录性等一般特点外，高等学校建筑档案资料还具有独特的特点： 　　（一）整体性。高等学校建筑档案材料同其所反映的客观高校建筑实体必须保持一致。高等学校建筑项目的各部分工程文件资料彼此关联，共同构成了完整的档案材料，这决定了高等学校建筑档案是一个具有内在有机联系的统一整体。 　　（二）实效性。高等学校建筑档案不但可以为工程建设的技术交流与科学研究服务，还可以为现实使用与生产服务。对于建筑项目的全生命周期，具有不可取代的实用效果。 　　（三）滞后性。在项目竣工验收时，许多高等学校建筑项目依然未能完全整理好各类验收资料。直到验收工作完成后，才能根据需要逐渐整理出所有文件资料以便归档管理。这就导致高等学校建筑档案的形成对项目本身来说具有一定的滞后性。 　　三、高等学校建筑档案管理工作存在的问题 　　高等学校建筑档案的形成过程及其特点，决定了其具有不可估量的使用价值。但长期以来，不少高等学校对建筑档案的整理、收集、归档管理重视不足，使得很多建筑档案材料不够完整，给以后的项目使用与维护、学校的发展造成了诸多不便。高等学校建筑档案的建设管理中存在的主要问题，大致如下： 　　（一）管理体制不健全。某些高校未能建立起建筑档案建设管理制度，更不用说与之配套的管理操作方法。由于没有具体明确基建部门在建筑档案建设管理中的职责，导致建筑档案管理工作存在很大的随意性，难以遭到有据可依、有章可循，更不用说照章办事。 　　（二）档案意识匮乏。由于长期以来存在的“重建设、轻档案”意识，建筑档案管理部门及其工作人员普遍缺乏档案意识，在具体的档案管理工作中对档案材料及数据的编制、收集具有很大的随意性。这使得在施工过程中可能随意丢放图纸，日常工作中对图纸保管不善，致使其污染严重、破旧不堪，造成项目档案资料不完整、不齐全、不配套。 　　（三）专业性不足。建筑档案涉及到设计、测绘、法律、施工等多个专业方面，档案管理人员也应当充分具备相关的专业知识。但目前