第06章长的编排处理.ppt

中文版Office 2003实用教程 第06章 长文档的编排处理 对于书籍、手册等长文档，Word 2003提供了许多便捷的操作方式及管理工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等。 教学重点与难点 使用大纲视图组织文档 使用书签 编制文档目录 使用批注 6.1 大纲视图 Word 2003中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。 使用大纲视图查看文档 使用大纲视图组织文档 6.1.1 使用大纲视图查看文档 在“大纲视图”方式下可以折叠或展开大纲文档，来清晰地查看整个文档的结构。选择“视图”|“大纲”命令，或单击水平滚动条前的“大纲视图”按钮 ，进入大纲视图方式，并自动打开“大纲”工具栏。 6.1.2 使用大纲视图组织文档 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。 选择大纲内容 更改文本在文档中的级别 移动大纲标题 插入子文档 6.2 使用书签 同基他基于Windows的程序一样，Word 2003启动与退出可以通过多种方法来实现。 添加书签 定位书签 编辑书签 6.2.1 添加书签 在Word 2003中，可以使用“插入”|“书签”命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。 6.2.2 定位书签 在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。 6.2.3 编辑书签 书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。 隐藏和显示书签。选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡的“显示”选项区域中，选中“书签”复选框就可以显示书签，取消选中“书签”复选框就可以隐藏书签。 删除书签。选择“插入”|“书签”命令，打开“书签”对话框，选择要删除的书签选项，然后单击“删除”按钮即可。 6.3 插入目录 目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。 创建目录 更新目录和删除目录 6.3.1 创建目录 在Word 2003中，将常用命令以工具按钮的形式表示出来。通过工具按钮的操作，可以快速执行使用频率最高的菜单命令，从而提高工作效率。 创建基于目录项域的目录 创建基于样式的目录 6.3.2 更新目录和删除目录 当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录. 要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+F9快捷键，显示出TOC域。再次按下F9功能键，则打开“更新目录”对话框。 6.4 索引 所谓索引，实际上就是标出文档中的单词、词组或短语所在的页码，这样，就可以迅速方便地查找到这些单词、词组和短语。一般来说，创建一个索引要分为两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引。Word一般是将主题和关键字按照字母顺序编译成一个列表，并在列表中用一个或多个页码标记它们。 标记索引条目 创建索引 6.4.1 标记索引条目 在Word 2003中，可以使用“标记索引项”对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。 6.4.2 创建索引 在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Word 会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。 6.5 插入批注 批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。 添加批注 编辑批注 6.5.1 添加批注 要文档中添加批注，可将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本