103年医疗部科行政人员教育训练-高雄荣民总医院.ppt

　(三)在「說明」段內應注意事項 　　1.若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行，直接從「說明：」後開始敘述。 　　2.說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、二、三→（一）、（二）、（三）→1、2、3→ （1）、（2）、（3）等等。其位置要隔行在 「說明」之下方開始標示起，最多3至5項；宜摘述重點，不宜長篇大論。 　　3.說明段中，其分項內容過於繁雜或含有表格型態時，則應編列為附件。 　(四)公文中「鈞」 「貴」 「台端」等字之擺放方式 　　1.如在一行中間，前應空一格。 　　2.如出現在一行之首，則不必空格。 　　3.如出現在標點符號之後也不用空格。 　(五)公文中經常出現的統一用字 　　　一些少見字、古字、符號等應避免使用。 如:詧、讎、、VS.。 　(六)數字使用規則:以阿拉伯數字書寫之狀況 　　1.日期、時間：99年度、 21世紀、延後2週辦理 　　2.序數：第2會議室、第6會期、第1階段、第1優先 　　3.發文字號、編號：高總人字第097001230號函、 　　4.計量單位、統計數據（百分比、金額、人數、比數 等）: 80%、6億3,951萬2,456元、 60人、1:3 　　5.地址、電話：10610台北市和平東路1段162號 07-3422121 　　6.法規內容之引述或摘述：依○○辦法或施行細則第15條規定辦理。 　　7.錢幣：應加幣別，金額應用阿拉伯數字寫法，最後一定要加上「元」字。如：新臺幣1億2,345萬6,789元。 　　8.公文中提及「支票壹紙」、「領據參紙」等，一律改由阿拉伯數字表達，如：支票1紙，領據3紙。 　(七)數字使用規則:以中文數字書寫之狀況 　　1.描述性用語 一次補助； 一次退休金； 三大討論主題； 前一年； 一分子； 第三部門； 公正第三人； 國小三年級； 會計系二年級； 第二專長； 每一位同仁； 一套規範。 　　2.慣用語（如星期、比例、概數、約數）： 　　　7月21日(一)→7月21日(星期一或週一)； 正月初五；　　　三軍部隊；　　　三讀通過； 　　　約三、四天；　　二三百架次；　　幾千萬分之一； 七千餘人； 二百多人。 　　3.法規制定、修正及廢止案之公文書：例如「修正『事務管理手冊』財產管理第十五點，並自發布日生效。」前述條文有關法規之作業時，其內容數字部分不宜更動。 　　4.專有名詞：三國演義、伊麗莎白二世、五南書局。 　(八)正、副本受文者（行文單位）的寫法 　　1.院外機關應寫全銜。 如：退輔會→國軍退除役官兵輔導委員會 　　　 　衛服部→衛生服利部 疾管署→衛生服利部疾病管制署 農委會→行政院農業委員會 原民會→原住民族委員會 原委會→行政院原子能委員會 環保署→行政院環境保護署 　　2.中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之。 如：退輔會、台北榮民總醫院、○○○醫師 　　3.院內單位列最後，但應稱「本院」，不用再寫全銜；而第1個院內單位必定要寫「本院」二字，以後單位可不再寫本院。 　　4.副本不能排列1、2、3 　　 Ｘ 副本：1.內科部 2.外科部 3.出納組 　 Ｏ 副本：本院內科部、外科部、出納組 　　5.行文正本給「退輔會」、副本「綜合規劃處」或「就醫保健處」等，此種寫法會造成一案多文，反而使受文機關內部分文及辦文時間拖延與資源浪費。 　 Ｘ　 正本：退除役官兵輔導委員會 　　　　　副本：綜合規劃處、就醫保健處、○○處○○科長　 Ｏ　 正本：退除役官兵輔導委員會 　 6.對上級機關，為示尊重，以不發送副本為宜。 　(九)處理附件應注意之事項 　　1.附件應檢點清楚，隨稿附送，並用「檢送」、「檢附」、「附陳」等字樣敘明附件名稱及份數。 　　2.附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、 … 　　3.來文過長無法摘敘時，應列為附件。 　　4.附件以附給正本收文者為主，副本機關或單位如需給附件，應在副本項內之機關或單位名稱後註明(含附件) 。 　(十)「附件」在公文的表示方式 　　1.如主旨、如說明、如說明一、………。 　　2.直接註明附件名稱及數量。 　　3.附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「發文時附件請洽承辦人洽取」字樣，以利發文單位人員聯絡索取後併公文發出。 　　4.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，