归档文件材料的整理学习课件.ppt

. （九）装盒 装盒就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。 归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。 . . . . （十）上架排列 归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。 . 档案的排列方式 文书档案 （永久） 文书档案 （30年） 文书档案 （10年） . 归档文件材料的整理 . 一、概述 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）两种方法 3、标准依据：《归档文件整理规则 》(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000 国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施) . 4、件：归档文件的整理单位。 1、文件正文与定稿为一件。 2、正文和附件为一件。 3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。 4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 5、转发与被转发件为一件。 6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。 7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。 9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。 10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。 . 5、归档文件整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。 　 6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 7、质量要求： （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。 （2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 . 二、归档文件整理的步骤 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列 . （一）文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料 （二）文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。 . 文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料； 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 . 不属于归档范围的文件材料： 1、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报的文件材料等。 . （三）装订 　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 . 装订方法： 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种