如何做一个优秀的文员.pptVIP

* * * * * * * * * 東莞昆盈電腦制品有限公司 部門：廠長室 講師：蔣小華 日期：15-Jul-2008 * 內容大綱 一、概述 二、文員形象 五、日常工作及注意事項 三、必備禮儀 四、人際關系 六、結語 * 一、概述 文員 即所有文職類人員之統稱 公司秘書、部門助理、前台、事務員、公關人員、資料管理員等 * 二、文員形象 儀表舉止要得體 講究儀容--打扮與個人的體征、周圍環境、職業身份及 自己的個性相協調 講究舉止--坐姿端正、站姿自然隨和、走路富有韻律感、 　　　　　手勢自然 　　優秀的文員首先從形象著手！穿著打扮是文員建立最佳形象的關鍵因素之一；同時一個文員擁有較好的氣質與形象，離不開個人的文化素質與修養；更重要的是文員還應有精明強干的辦事作風，並掌握與工作密切相關的專業知識和技能。 * 文員形象 優雅的氣質和修養 優雅氣質的表現 迷人、優雅的行為: 幫助別人開門、主動讓坐、客氣的使用‘請、謝謝’等語言 個人魅力的表現: 易於接近、對別人報以關心、舉止言行表現出自尊和信心 修養的表現: 別趕時髦(服裝應以自然和諧為宜）、有點文學修養、多展示笑容 * 文員形象 優雅的氣質和修養 現代文員的內在修養歷練 知識修養：具備多種能力、熟悉經濟知識 智能修養：觀察力、記憶力、思維力、表達能力、辦事能力 道德修養：是文員修養的最基本、最重要的構成部分。 忠誠可靠、埋頭苦干、服從領導、實事求是、 平等待人、嚴格保密、嚴謹細致、迅速敏捷 * 三、必備禮儀 　禮儀是人際關系中的潤滑劑。優秀文員必須具備一定的禮儀素質：了解禮儀，掌握禮儀；恰到好處地運用禮儀，才能勝任自己的工作 文員禮儀的重要意義-- 　是一種行為規范或行為模式 　是大家共同遵守的一種行為准則 　能約束人類欲望，保證社會秩序，實現人際關系的和諧。 * 必備禮儀 文員禮儀的基本原則 平等原則--以禮待人，有來有往，既不盛氣凌人高人一 　　　　　等，也不能卑躬屈膝低人一頭 互尊原則--敬人者，人恆敬之 誠信原則--遵時守信（言行一致、遵守時間、一諾千金、 　　　　　誠實、自信） 寬容原則--設身處地地為別人著想，原諒別人的過失 * 必備禮儀 文員禮儀的基本原則 自律原則--自我約束 得體和適度原則--感情適度、談吐適度、舉止適度、 　　　　　　　　妝扮適度 與人為善與誠實謙遜原則--從善良的願望出發，以誠 　　　　　　　　　　　　待人，虛心，不自滿。 * 必備禮儀 稱呼禮儀 對領導、長輩和客人的稱呼： 不要直呼其名，在其姓氏後面加合適的尊稱或職務 對相交不深或初次見面客人的稱呼： 不應直呼其名（先生、小姐）、表示敬意應用“您”而不用“你”、對客人切忌稱呼外號 對一般交往對象的稱呼： 老師、先生、小姐、亦可根據年齡稱呼（老陳、小林）、較熟悉的朋友和同學可直呼其名 * 必備禮儀 問候禮儀 情景 問候語 初次見到來賓 您好！見到您很高興 來訪者到達時 第一句按不同時間問候、您有什麼事需要我幫忙嗎？ 平時遇到來賓 (熟悉的客人） 你好！ （您好嗎？） 賓客離開時 再會！明日再見、祝您一路順風 客人身體不好 請多保重 氣候變化時 請多加一些衣服 客人生日或節日期間 祝您生日快樂… 客人即將離去時 請對我們的工作提出寶貴意見 * 必備禮儀 電話禮儀 體態--不倚靠桌子、牆壁、辦公桌或坐在桌子上，不宜抱著 　　　電話四處走動，除必要的參考資料和做記錄外，不可 　　　三心二意去做其他事以及一邊通電話一邊吃東西等（口部與話筒保持2~3厘米距離） 表情--保持良好、平和的心態，臉色愉快、安詳 語言--語音平靜、柔和，發音要清晰、吐字准確，音量不要 　　　太大，但要保證對方聽得清，語速適中。 時間--3分鐘原則。公務電話最好在上班時間打，尤其不應 　　　在早晨7：00前及晚上10：00後及午休等時間打電話 * 必備禮儀 打電話---向對方問候及自我介紹，打錯電話時向對方道歉，通話中突然中斷要主動再打過去，客套的結束語。等對方掛上電話之後再輕輕放下話筒 接電話---鈴聲響過兩遍時，立即拿起話筒，問候及報本單位全稱或個人姓名，重要內容應做好詳盡筆錄，對方撥錯號碼時，請對方重撥一次不要責怪對方。不要同時接聽兩個甚至兩個以上電話。 * 四、人際關系 　　文員通常要求具備良好的社交能力，因為文員總是伴隨在領導左右，是溝通上下、協調左右的橋梁紐帶；文員經常能最早、最多地接觸客戶，幾乎是一個單位整體的代表。所以一個文員的交際能力如何，不僅關系到其自身的前途，甚至還可能影響到一個單位的全局。 * 人際關系 同事關系處理 尊 重 信 任 寬 容 自 制 支 持 同事關系的