建设项目文件归档要求与档案整理规范院长办公室.ppt

一、项目档案工作基本原则和特点 二、加强基础管理，保障项目档案工作 三、 国家重大建设项目档案文件归档要求与档案 整理规范（DA/T28 ）标准讲解 四、档案验收 集中统一管理； 完整、准确、系统；（难点、重点） 安全保管、有效利用。 1、责任大—— 从档案的价值、作用看，为建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任；从工作看，是项目建设、管理的组成部分和必不可少的环节。 　　2、难度大——项目法人与参建各方之间接口关系多，人员变动大，文件材料来源多不易控制（收 集难）； 时间紧,伴随项目周期，各阶段都有相应的任务，档案工作必须及时跟进同步管理，不能脱节;形成的档案门类、载体复杂、数量大（整理难）。 如：文件收集不全、竣工图的编制不规范、图物不符、签字手续不完备，有些重要的文件丢失. 3、要求高——是稽查、审计、验收、后评价的依据，是维护资产和权益的凭证，是运行管理的保障。 做好档案工作应成为项目领导、工程管理人员、技术人员和档案工作者的自觉行为。根据质量管理原则： A.发挥领导的作用. 重视档案工作的项目负责人是—— 有眼光、负责任、会管理的领导。 B.全员参与,相互配合。 项目领导和工程管理人员应了解档案工作的要求；档案人员应熟悉相关专业和工程管理。 一、项目档案工作基本原则和特点 二、加强基础管理，保障项目档案工作 三、 DA/T28 标准讲解 四、档案验收 二.加强基础管理保障项目档案工作 监理单位——向项目法人提交项目监理档案；监督项目文件的完整、准确，审核、签署竣工文件。（逐张签署竣工图，避免监理缺位） 设计单位——向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件。（受委托编制竣工图） 施工单位——向项目法人提交经整理立卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。 其他相关方— 积极借助外部力量 上级主管部门—指导、检查 档案行政管理部门—指导、监督 城建档案馆—接收 社会中介——服务 2. 超前介入， 同步管理 　　 超前介入——档案部门要掌握文件材料形成规律，提早采取措施，提出要求，避免被动。 （如：制定分类方案、归档范围，培训指导专兼职人员，制定归档计划，提出要求，参加工程调度协调会等） 同步实施——经常检查积累情况，参加阶段验收、开箱验收、交工验收。及时协调，解决问题。(DA/T28 4.3条款： 项目文件的收集、积累、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。) 　　　3. 健全归档制度，实施程序化管理 　　　 将项目档案工作纳入领导责任制、监理制和合同管理制；结合工程特点制定档案管理的各项规章制度，制度覆盖要全，职责要明确，制约要有效（采取行政、经济手段）。 归档制度要：有要求、有考核、有奖惩、有权重 。 (如DA/T28 5.1条款：文件的形成、积累和管理列入部门和人员的职责、工作标准，并有检查、控制和考核措施。) 　　程序化——与工程管理程序、业务流程紧密结合。项目各阶段要随时收集积累，避免脱节（如设备开箱验收）。 　 例：秦山三核公司 按程序操作 依据建造阶段《质量保证大纲》 制订了27项文档管理程序 监督和指导承包商编制41项文档管理程序 其它部门程序凡涉及文档方面均有相应条目并由文档处会签 4.充分发挥合同的作用 　　 合同管理在项目建设中的作用至关重要，合同是约束参建各方的法律依据，用合同约束参建各方是市场经济环境下，行之有效的做法。 建设单位档案部门要参与合同相关条款的起草，把文件、档案方面的具体要求纳入合同条款,要参与合同支付会签。 《合同法》第十六章专讲“建设工程合同”，其中第274条和275条分别针对勘察设计合同和施工合同的内容中都提到了文件资料的提交问题。 《合同法》使当事双方可以根据自己的意愿来确定合同的条款，在合同中对文件的编制、提交、套数、费用、时间等可以由当事双方根据各自的利益来确定。 例：秦山三核按合同条款管理 主合同和建安合同均有对文档要求的条款 文件接收（附录F Baseline目录） 支付控制（有程序制约，需文档处签字确认） 接收前审查会签 在合同中规定了乙方必须提交的文档内容、数量和格式。文件档案处在项目执行规程中随时监督合同中文档部分的执行情况，在项目竣工验收时检查归档文件的完整、准确和系统性。凡竣工文件不合要求，