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公文的定义 是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务 指导性文件等的有效载体。包括： 一、正式签发的文件 二、内部往来文件 三、各单位负责人正式签发的会议通知 公文的定义 公文管理的主旨 保障公文的时效性、准确性及保密性， 从而确保公司政令畅通，提高公司整体行政 办公效率 公文管理的主旨 公文的时效性 时效等级：一般、加急、特急 公文转时限要求： 特急公文：收到公文后立即转发到相关人员 加急公文：收到公文后一小时内转发到相关人员 一般公文：收到公文后四小时内转发到相关人员 公文的时效性 公文的保密性 保密等级：一般、秘密、绝密 公文的保密性 发文权限 一、发文权限： 1、有签发权的人员：各单位总监级以上人员 2、有发文权的部门：总部总裁办、 分部总经办 公文的编写规范 编号方法 二、编号方法：由总裁办、分部总经办负责 统一编制和管理 1、以公司名义发文； 公司简称+发+[年号]+第×××号 2、以公司名义发的会议纪要： 公司简称+纪字+[年号]+第×××号 3、以公司所辖各中心、总办名义发文： 公司简称+中心简称+字+[年号]+第×××号 4、以公司所辖各中心、总办发的会议纪要： 公司简称+中心简称+字+[年号]+第×××号 公文的编写规范 行文流程 行文流程 各级承办单位 各级签发人 各级总办 收文单位 ④（不合格，修改后再报审） ③ ① ⑤ ② 按规定格式拟稿 各单位传阅并存档 授号.用印 转发.存档 按授权 签发 相关责任 相关责任 1、总裁办、分部总办：对发文权限（按授权）、格式进 行审核，对文件内容无权修改， 但对文件的内容的明显错误， 有建议修改权。 2、拟文单位：根据文件内容拟定发文范围，并对文件结 构逻辑层次、内容、各类语病及错别字进 行审核、校对。 3、签发人：对签发内容负全责。 公文转发时间 公文转发时间 总部向分部下发： 一、发文方式：电子邮件 二、发文时间：每天两次 上午：11：00-11：30 下午：16：30-17：00 公文转发时间 分部向总部上转： 一、发文方式：电子邮件 二、发文时间：每天一次 每天下午17：00 公文转发时间 分部向总部上转会议纪要的要求： 一、发文方式：电子邮件/传真 二、发文时间：会议第二天14：00前 三、包括：周一领导班子会 周四经理例会 分部上报会议摘要要求 1、突出会议重点、要点 2、要点要求简单扼要 3、全面覆盖会议内容 1）影响全局的会议内容 2）分部总经理在会议上的指示 3）分部的销售任务（进展及完成情况） 公文签收规定 公文签收规定 1、总部各中心（分部各部门）收到总办下发的公文时，需在《文件签收登记表》签收 2、各分部每日向总部回传当天的《文件签收目录》，最迟第二天上午9：30前传回总部 3、总办的《文件签收》要保存妥善，以便查询 日常文件 日常文件定义 定义： 指在审批权限