106年度总务会议纪录-嘉义大学.doc

PAGE PAGE 1 國立嘉義大學106年度總務會議紀錄 時 間：106年12月13日(星期三)下午3時 地 點：蘭潭校區行政中心4樓第4會議室 主持人：陳總務長瑞祥 記錄：劉 語 出席者：陳學務長明聰（請假）、黃院長光亮、章院長定遠、朱院長紀實（廖主任慧芬代理）、黃院長月純、劉院長榮義、李院長鴻文、周院長世認（張耿瑞老師代理）、胡主任文騏、蘇主任耿賦（涂博榮先生代理） 列席者：盧簡任秘書青延、吳簡任秘書子雲、張組長育津、李組長宜貞、林組長義森、洪組長泉旭、羅組長允成、謝組長婉雯、顏隊長全震、鍾組員明仁、張景崴代表、張立翔代表（請假）、王羿程代表（請假）、陳思穎代表（請假）、林宗憲代表（請假）、蕭與德代表、張瑀文代表（請假）、黃俊傑同學 壹、主席致詞 感謝各位主管、同仁及學生代表撥冗參加106年度總務會議。 貳、上次會議建議事項暨提案討論決議執行情形 案由 會議決議 執行組隊 執行情形 1.有關本校大客車出車原則 照案通過，並提行政會議報告。 事務組 1.業經於106年1月10日105學年度第4次行政會議中提出報告。 2.目前實施狀況良好，且任務執行順遂；大客車派用地點排除外縣、市及山區等場所，可增加本校師生派用之頻率，不但行車既安全，又可服務更多的師生。 2.民雄校區員生消費合作社因營運狀況不佳，該社將評估結束營業或遷移另覓更佳營運場所，提請討論。 員生消費合作社若決定遷移，請該社覓得更佳營運場所後，洽資產組辦理後續相關事宜。 資產組 員生消費社已於106.9.25來函申請續租，民雄校區營業場所未申請變更。 3.校園常見損壞之綠能腳踏車，請問是否建立管理機制。 請駐警隊加強維護管理，並立牌告知損壞之綠能腳踏車放置地點，以便請廠商定時維護保養。另，請學生代表協助宣導，請同學將損壞之綠能腳踏車送到原停放位置，以利廠商定時修繕保養。 駐警隊 1.校園綠能代步車於105學年度啟用，提供三個校區共150輛腳踏車，維修費約為75,000元。 2.一年來因未能愛惜使用而損壞閒置者、或甚故意強制破壞車體者、或丟棄於荒野者、或騎出校外散落市區者、或移除標誌、移作他用者…。故於暑假期間全部回收，只剩32輛損壞但尚可維修之腳踏車。 3.於106學年度第一學期第1次車輛管理委員會提案通過，將以「國立嘉義大學校園綠能代步車借還方式?取代。預計第二學期可公告實施綠能腳踏車借還方式，供師生使用。 4.為利通報各項修繕，建議修繕通報系統建置於學校首頁。 同學反映校區修繕事宜，可就近透過系所或行政單位。另，為利同學能即時通報各項修繕，請營繕組研議其他可行方式。 營繕組 1.本校蘭潭校區修繕系統須進行填報人身分認證，故置於校務行政系統中，無法置於學校首頁。 2.教職員工生如有反應公共區域修繕事宜，可至本校首頁右上角「聯絡我們」進入，在常見問題反映管道連結」下方選擇「總務事項及校區內公共空間、道路及路燈修繕維護問題、場地租用—總務處」即可反映相關事宜。 決定：照案通過，有關公共區域修繕通報系統，目前仍先宣導師生利用學校網頁之常見問題反映管道連結 ( HYPERLINK .tw/secretary/content.aspx?site_content_sn=47074 .tw/secretary/content.aspx?site_content_sn=47074)，未來請電算中心進一步整合規劃。 參、總務處各組隊106年度工作成果報告暨107年度工作計畫（由盧簡秘進行口頭報告） ＊文書組 文書組106年度工作成果 一、本校目前使用「電子公文線上簽核系統」軟體權利係屬帝緯系統整合股份有限公司所有，與該廠商所簽訂合約2年保固期於106年10月22日到期。因應系統後續維護，考量系統相容性及互通之需求，業簽准依政府採購法第22條第1項規定，向原供應廠商採購，採限制性招標方式辦理，於106年10月6日完成議價及簽約事宜，新維護合約自106年10月23日至107年12月31日止。 二、106年1月至11月本校公文線上簽核計有20,268件、紙本簽核計有4,803件，線上簽核比率為80.90%。 月份 線上簽核件數 紙本簽核件數 線上簽核比率% 1 1,554 332 82.35 2 1,400 313 81.73 3 2,285 586 79.59 4 1,846 453 80.30 5 2,074 466 81.65 6 1,990 508 79.66 7 1,510 368 80.40 8 1,615 388 80.63 9 2,037 456 81.71 10 2,006 464 81.21 11 1,951 469 80.62 小計 =SUM(ABOVE) 20,268 =SUM(ABOVE)