行政管理行为.ppt

　二、行政沟通的种类与基本形态（一）行政沟通的种类 1.正式沟通与非正式沟通 2.上行沟通、下行沟通与平行沟通 3.单向沟通和双向沟通 　1.正式沟通与非正式沟通　按照行政组织的系统，可以将行政沟通划分为正式沟通与非正式沟通。　（1）正式沟通是指依照行政组织的层级设置或组织的权力路线，在明文规定的正式渠道里进行的信息传递与交流。如由上至下的传达制度、由下至上的汇报制度，组织间的公函往来与会谈，定期或不定期的会议制度等。　　 （2）非正式沟通是指不按组织结构中的正式沟通系统和方式进行的沟通，是一种不为官方正式承认的信息传递活动。 非正式沟通一般可分为两大类： 一是具有补充正式沟通不足的作用的非正式沟通，如谈心、私下交流等，这种沟通多是积极的，一般来说有助于弥补正式沟通的缺陷。 二是对正式沟通和组织有一定的副作用的非正式沟通，如传言、小道消息或谣言。 2.上行沟通、下行沟通与平行沟通　按照沟通方向，可以将行政沟通划分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。 　（1）上行沟通，也称之为向上沟通，是指在行政组织中下级向上级汇报情况、反映意见、表达态度的程序。　（2）下行沟通，也称为向下沟通，是指在行政组织中，行政领导向下级传达组织目标、方针、规章、程序、通知等的过程。　　 （3）平行沟通，即行政组织内部同级之间或者不相隶属的各单位之间的横向沟通程序，它可使办事程序简化、节省时间、提高效率，并增强合作，能比较迅速地处理工作事务。 3.单向沟通和双向沟通　（1）单向沟通是指发信者向接受者发出信息，发信者与接受者的方向和地位不变，双方不存在任何反馈的沟通过程。其优点是沟通快捷，发送信息的一方不会受到另一方的批评或挑战，可以维护行政领导的尊严。　（2）双向沟通是指发信者和接受者的方向和地位不断互换，双方进行信息交流，得到信息反馈的沟通过程。其优点是对沟通意见可以获得比较正确的了解。 （二）行政沟通的基本形态　　行政组织中行政人员互相沟通的基本形态可以分为五种：环式、链式、轮式、Y式和全通道式，如图7—1所示。另外，还有两种由此衍生的形态，即变形链式和倒Y式。 每一种沟通形态都既有优点，也有缺点。在具体行政管理过程中，究竟采用哪种沟通形态，需要依具体情况而定。 三、行政沟通的方式与过程　（一）行政沟通的方式　沟通是信息在两个或两个以上的个人或组织中传递交换的过程，其方式多种多样，在行政组织中主要有以下几种沟通方式： 1.口头沟通 2.文字沟通 3.非语言沟通 4.电子沟通 1.口头沟通　这是指以语言、声音为媒介进行的沟通方式，包括面谈、会议演讲、广播以及电话联络等。 其优点是：可以使信息接受者感到信息的真实，当面获知对方的反应，同时可以借助手势、语调或面部表情来增强沟通的效果，比其他沟通方式直接、快捷。 其缺点是：容易滋生谣言或者误传；在沟通时夹杂个人感情和态度从而影响信息的客观性；如果不及时记录，则无法保存下来，难以确定法律责任；不如其他沟通方式正式、规范。 2.文字沟通 　这是指通过人的视觉来达到沟通目的，以文字、图片或各种符号为媒介的沟通方式。这种行政沟通方式以文字为主，包括对内和对外两种。对内文字沟通通常表现为备忘录、训令、通知、公报、刊物、工作手册、工作说明书、专题报告、工作建议书、调查问卷等。对外的文字沟通有广告、公告、新闻发布、新闻、年鉴等。 文字沟通的优点是：沟通正式，不容易产生误差、误传，可以长期保存；法律责任明确，防止推诿扯皮。 其缺点是：受信息接受者教育水平的影响，对文字的理解程度直接影响沟通效果，不如口头沟通来得直接、形象；文字可能产生歧义，从而影响沟通效果。 3.非语言沟通 　这是指以声、光信号和体态等为媒介的沟通，包括旗语、服饰、标志、手势、肢体语言、语调等进行的沟通。 4.电子沟通　这是指以传真、闭路电视、计算机网络为媒介进行的沟通。这种沟通方式传递快速，信息容量大，可以远程对多人同时进行，廉价高效。其缺点是单向传递，缺乏面对面交流的亲切感。　在行政组织的正式沟通中，以上四种沟通方式都是非常必要的，四种方式通常结合在一起使用。 （二）行政沟通的过程　行政沟通的过程就是信息发出者将信息传递给接受者的过程，不仅是一种逻辑的传递，还是一种理性与感性的混合交流过程，包括以下8个阶段：　1.信息发送者意愿的形成。 　2.发送者选择信息传递的媒介。　3.发送者将信息编译成接受者可以理解的符号，这些符号包括文字、图表、照片等。　　 4.确定发送信息的时间、途径和方式。5.接受者接受信息。6.接受者将信息再编译为具有特定含义的信息，即对信息的再理解。 7.接受者采取行动。8.发送者通过信息反馈来了解所传递的信息是被接受并准