全宗卷的建立与规范.doc

　　　 　 　 　 　　 　　 《全宗卷》的建立与规范　　　 ——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导　 一、全宗的概念：　 （一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。　　 （二）全宗的基本含义： 它包括了三个方面。　　 1、全宗是一个有机整体；　 2、全宗是在一定的历史活动中形成的；　　　 3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。　　　 （三）全宗的类型：主要包括以下几种。　 1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。　 2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。后三种也被称为全宗的补充形式。　　　 （四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。　　　 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；　　 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；　 3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。　　 二、全宗卷的定义：　　 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。　　 三、全宗卷的特点和作用：　　　 1、全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。但是全宗卷与其全宗有密切的联系，所以它不固定保存在形成全宗的档案馆(室)，而是随同全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。掌握了全宗卷成分的不定型性和保存单位的流动性，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。　 2、全宗卷是档案馆(室)管理全宗的一种工具，为管理人员提供了方便。由于全宗卷存储了记述和反映全宗档案及发展变化的原始凭证和有关资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务，并且为进一步收集该全宗范围内的档案，提供了重要的依据。全宗卷也是档案馆对全宗进行日常管理，保管人员掌握全宗情况不可缺少的材料，起着管理全宗档案的作用。　　　 四、全宗卷的组成内容：　　　 有以下五个方面：档案的收集、整理、鉴定、统计、利用等档案管理内容　　 1、档案的收集：档案的交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。　 2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等　　 3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示和批复、销毁档案清册等。　　 4、档案的统计：档案的收进、销毁(移出)登记表。档案工作统计年报，案卷基本情况统计、重要的利用统计及五率统计表等。 ·　　 5、档案的利用：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记、组织机构沿革，档案开放利用和控制使用范围说明等。　　 强调说明：标红部分为此次建立全宗卷的重点内容，属于必有项。　 全宗指南(全宗介绍)　 全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和份及成其意义的一种工具。它的主要作用是向利用者介绍和报道有关某一全宗立档单位的历史、档案内容和成分的综合概述。一份好的全宗指南，是了解和研究该全宗档案内容和成分的基础材料。　　 封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。全宗指南封面格式如下：　　　 ××市××局全宗指南　　 （2000——2011年）　 ?　　 ?　　　 全宗号：×××号　 ?　　　 ?　 编者：××局综合档案室　 日期：　　　 1、全宗宗指南名称由全宗构成者的名称，即单位名称加“全宗指南”构成。 例；××市××局全宗指南　　　 2、时间是指全宗指南所全绍的档案的起止年代。　 例：2000——2011　　　 3、全宗号是指该全宗指南所对应的全宗的编号。如：哈尔滨市发展和改革委员的全宗号是XD056；哈尔滨市人民政府国有资产监督委员会的全宗号是XD108；全宗号由市档案馆统一编制。　　 全宗指南正文内容　　 正文的内容包括：全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。　　　 1、全宗构成者沿革简介　　 全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。　 ⑴ 名称：全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全