会务服务与公文处理培训课件(PPT 41页).pptVIP

做好会前检查 一是会议通知及参会人员是否落实。 二是会议材料是否起草、印制好。 三是会场布置是否到位，尤其要仔细检查音响、话筒等电子设备和灯光照明是否能正常使用。 四是座次安排是否妥当，特别是主席台座位安排。 会中服务 会 议 报 到 会 议 引 导 会 中 联 络 会 议 纪 录 编 写 简 报 搞 好 宣 传 后 勤 服 务 会务服务与公文处理 会前准备 明确会议标准 拟定会议方案 严格会议审批 制发会议通知 收集参会名单 精心布置会场 准备会议资料 做好后勤保障 做好会前检查 明确会议标准 一类会议：县委、县政府召开，乡镇党委、政府和县级部门主要负责同志参加。 法定会议（人代会、政协会）列入一类会议。 二类会议：县级部门召开，本系统、各直属机构和乡镇党委、政府分管负责同志及县级有关部门负责同志参加。 三类会议：县级部门及其所属内设机构召开，乡镇、部门或本系统有关人员参加。 四类会议：除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议。包括小型研讨会、座谈会、评审会等。 拟定会议方案 会议方案 会议名称、内容、时间、地点，参会人员范围、会议日程、议程、开会方式、会议经费以及筹备分工等。 严格会议审批 一类会议：报经县委书记、县长同意，或由县委常委会议、县政府常务会议议定。 二类会议：报县委书记、县长审批。 三、四类会议：由县委、县政府分管领导审批。 小型专题会、现场办公会、临时性工作会原则不列入统计和审批范围。 会议审批分2步进行： 第一步就是解决要不要开的问题。 第二步就是解决能不能开的问题。 制发会议通知 会议通知可分为书面通知和口头通知两种形式。 会议通知要清楚明白的告诉参会单位会议时间、地点、内容、参加人员、会议要求等。 如果会议地点不为人熟悉还要附上线路图，如需要报名回执还需要附上报名表。 收集参会名单 收集名单要核准人员姓名、性别、单位、职务、联系电话、是否食宿，分组时一定要准确按照参会人员信息进行，可以按照地区、单位或行业特征分组，要指定每组的召集人。 精心布置会场 会场布置主要包括确定会场形式、设置会标、安排座次、调试设备等几个方面。 选择会场。日常办公会、小型座谈会，一般都采用圆形、椭圆形、长方形、正方形、U形等摆法。 大中型会议一般采用阶梯形、半圆形摆法。 大型茶话会、团拜会、宴会，可采用星点式、众星拱月式。 会谈、会见场合，主要采用圆形、长方形、方形和马蹄形。 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 设置会标 一是体现会议的庄重性； 二是提示会议的主题和性质。 当前，主要使用布标和电子会标两种方式。 精心布置会场 安排座次 排列主席台座次，一般按照“左尊右次”的原则安排座次，即职务最高者居中，然后先左后右，按职务大小向两边顺序排开，主持人也应按职务排列，不必排在第一排最边上。 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 精心布置会场 准备会议资料 会议材料应提前印制好，会前装袋放在参会者座位上。 领导讲话按到会讲话的领导职务高低为序，发言材料以发言顺序为序。 特别是发给主席台领导的文件资料，最好再逐一清点核实下，防止漏发、错发现象。 做好后勤保障 包括会议的物资、资金、与会人员的食宿以及交通、安全、医疗等工作。