某高分子材料股份有限公司文件管理培训教材(PPT 58页).pptVIP

文件管理培训; 为什么要文件管理！ ①满足标准要求 在ISO9001:2015标准4.4.2中明确要求组织建立并保持必要时的成文信息，以支持质量管理体系运行。 ②工作的依据 通过文件知道自已的工作权责和内容，明确自己的工作范围，保持一致的和稳定的工作方式，避免由于口头交待导致“交接失误”。 ③改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时减少了同事之间摩擦的机会。 ④对组织外部展示组织的能力 对供方的要求形成清晰、明确的框架，并向组织的顾客或其他相关方展示组织的能力。 ⑤提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。 ;培训大纲;一、文件相关;1.2、文件的定义：;电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形???存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。 电子文件包含的种类非常多，比如有文本文件;word.excel.ppt.txt .html,有声音文件：mp3,wma,有图片文件，JPG.BMP.DWG.还有音视频文件等。 我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。计算机内部的电子文件有效管理对日常工作至关重要。 ;1.4、电子文件的存储;二、文件的管理;1、看不懂编码规则，文件找不到！ 2、文件与运行不适宜时，不知如何操作！ 不知道如何会签、受控发行！ 3、按文件执行时不是最新版本！ 4、外来文件不知怎么识别和运行！ 5、文件不知道如何保存！ ......;2.2、文件结构;2.3、文件的层次;2.4、文件的分类;2.5、管理制度、操作规程！;第四条?职责分工? 1、技术中心是操作规程的归口管理部门，负责根据公司的要求和本公司生产实际组织相关部门与人员对操作规程的编制、修订，并对操作规程初稿上报。? 技术中心负责组织操作规程的年度评审工作，同时对操作规程至少每3年进行审核修订。? 2、生产单位负责组织操作规程的培训、考试，技术中心、HSE管理部、生产部门等相关部门负责日常操作规程执行情况的监督检查。? 3、公司总工程师负责新版操作规程的批准与发布。? 第五条?操作规程的编制? 第六条?操作规程的执行。? 第七条?操作规程的文本管理。? 第八条 保密机制。 ;2.6、文件管理要点：;2.7、文件控制流程图;2.8、外来文件控制; 3.1、文件格式： 封面/修订页/正文/附件/附表（五部分） 封面：文件名称/文件编号/制定部门/生效日期/文控印章/制定/审查/批准/密级等。 正文常用“八步天龙”的格式 1.目的/2.范围/3.定义/4.职责/5.内容 6.参考文件/7.记录表单/8.附件（如：流程图） 页眉：公司名称/文件名称/文件编号/生效日期/版本号/页码/制定部门/密级等。 页脚：制定/审查/批准等。;3.2、名词解释;3.3 、文控六字真言; 3. 3.1.1编制的文件应达到如下目标（了解）： 满足ISO9001：2015标准的要求； 满足有关法律、法规的要求； 总结管理经验，利用或融合原有文件的有效内容，确保相关要求兼容，形成一个完整的文件体系； 文件应具有先进性、科学性和可操作性； 文件内容应系统、完整，术语、格式应统一、协调； 文件应有编号、版本号、页码等标识； 文件应经评审、批准发布； 文件应定期评审和适时的更改，以保持持续有效。; 符合性 符合标准的要求；符合法律法规的要求； 符合组织的质量方针和质量目标； 满足产品特性要求。 确定性 在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。 相容性 质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。 可操作性 要符合组织的客观实际，使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。 ;3.3.1.2编制的原则;3.3.1.2编制的原则;3.3.1.2编制的原则;3.3.1.3编制的注意事项;文字表达准确、顺畅、简练 要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚，避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺，流畅。“简练”就是要简洁、明了。 质量管理体系文件要用词准确，例如：“必须……”、“应该……”、“应……”、“允许……”、“注意……”表示要求严格程度是不同的；不能用“是否……”、“请……”、“希望……”等词。;文件编号组成： a为使苏州贝特利文件与东莞贝特利文件区别，苏州贝特利一、