员工档案管理办法48777.docVIP

员工档案管理办法 版本/修改次 V1.0 页 码 第 PAGE \* MERGEFORMAT 第 PAGE \* MERGEFORMAT 5 页 共 5 页 文件编号 SCDS 编制部门 人力资源部 目的 为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整性和安全性，结合公司实际情况，制定本制度。 范围 本制度适用于**物业管理有限责任公司总部（以下简称总部）及各分/子公司的人事档案管理工作。 职责 总部人力资源部：负责人事档案管理制度的拟定与执行；负责总部的人事档案收集、归档与整理工作，并确保档案的完整、安全及保密性；负责指导、监督各分/子公司人事档案管理工作，并定期进行检查。 分/子公司人事行政部：负责根据制度的要求，建立健全人事档案资料，并确保档案的完整、安全及保密性；负责定期检查档案资料，对遗失、缺漏项及时进行补充。 方法和过程控制 人事档案资料归档范围 公司全体员工的个人档案（基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案）及通知、协议书、任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档，以便查找使用。 人事档案管理的内容及操作要求 员工基本信息 1) 内容包括：员工个人身份证复印件、学历证书复印件、4张1寸白底免冠照、个人简历表、银行卡复印件、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书及各类资格证书复印件； 2) 操作要求： ⑴ 员工个人身份证、学历证书应在相关网站查询辨别真伪，打印归档； ⑵ 员工入职后，其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用； ⑶ 员工必须在工资卡复印件签署：“请将个人工资发放该卡”并署名； ⑷ 财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职。 员工入职档案 内容包括：员工入职登记表、规章制度学习回执书、廉洁承诺书、员工体检证明、面试评价表、录用审批表、薪资核定表、劳动合同书/实习协议书、聘用协议书、保密协议、背景调查证明等个人入职基本信息资料； 操作要求： ⑴ 员工入职登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地址必须清晰完善； ⑵ 劳动合同主管级以上员工首签3年以上，续签5年以上； ⑶ 财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查； ⑷ 入职资料应齐全并及时收集归档，定期检查； ⑸ 针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。 员工培训档案 内容包括：员工在职期间参与的培训签到表、培训效果评估表、培训成绩、委外培训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等； 操作要求： ⑴ 员工参加公司出资组织的外部培训，若与公司有签订《培训服务协议》的，《培训服务协议》应一周内收集归档； ⑵ 员工参加公司出资培训且单项金额超过2000元以上的，若有取得相关资格证书，其证书复印件应交由人力资源部一周内收集归档； ⑶ 公司全额出资帮助员工培训并取得上岗证或技能职称证书的，原件和复印件须存放公司。 员工晋升档案 内容包括：员工异动审批表、员工任命书、薪资调薪表； 操作要求：员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。 员工调动档案 内容包括：员工调动函、调动审批表； 操作要求：审批结点结束后即进行归档。 员工离职档案 内容包括：离职手续会签单、物品资料工作交接清单、离职面谈表、离职申请表、离职证明存根单、（补偿金协议）； 操作要求： ⑴ 资料必须齐备； ⑵ 员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。 薪酬考核档案 内容包括：试用期考核表、员工试用期转正表；季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈表；调薪申请单、调薪/降薪记录单； 操作要求：及时存档，资料应保密。 其他档案 1) 各类奖励、处罚记录，等其他补充协议。 人事档案的借阅管理 员工个人档案原则上不允许私人借阅，如因工作需要借阅员工档案的，应事先征得部门负责人、分管领导、人力资源分管领导同意，并填写《档案借阅申请表》报批。 人事档案管理员应针对档案的借阅严格填写《档案借阅登记表》，建立借阅登记台帐，及时更新并接受检查。 所有借阅档案不得超过一周，并保持档案的完整，不得遗失或造成损坏。 员工借阅档案时，不得对档案进行涂改、不得私自泄露档案的内容，如需对档案进行复制取证时，应事先征得人力资源部同意。 人事档案的借阅权限 本人可查阅个人档案； 人力资源部负责人及人事档案管理员可查阅本公司全体员工档案； 各部门经理可查阅本部门员