2019年专业秘书与行政助理培训教材(PPT 106页).ppt

不同上司的沟通方法 四、与上司沟通的技巧 善于交际 喜欢互动交流 喜欢被称赞 凡事喜欢参与 和蔼友善 真心诚意赞美 言之有物称赞 多用肢体语言 开诚布公谈问题 不私下发泄 性格特征 沟通技巧 不同上司的沟通方法 四、与上司沟通的技巧 讲究逻辑 不喜欢感情用事 为人处事自有标准 追究事情的来龙去脉 理性思考 缺乏想象力 方法论的最佳实践者 谈他感兴趣的话题 直接切入实质性问题 直截了当回答问题 汇报加入关键性细节 性格特征 沟通技巧 专业秘书与行政助理发展训练（五） 行政接待的技巧 行政会见技巧 行政谈判座次技巧 行政签约座次技巧 五、公务接待的技巧 行政介绍、握手技巧 行政接待与拜访技巧 行政迎送技巧 行政名片技巧 行政会见技巧 行政介绍的技巧 使用名片的技巧 行政迎送的技巧 五、公务接待的技巧 行政会见——自我介绍三要素 先递名片再介绍 作用： 索要名片 加深印象 节约时间 宣传自己 五、公务接待的技巧 时间要简短 内容要完整 第一次介绍使用全称“人大与人大”、“作协与做鞋” 应酬时仅提供名字 交际时提供单位、部门、职务、姓名4要素 行政会见技巧 情景扮演 A任务：在展销会上向客户介绍自己的同事 B任务：完成当客户到公司访问时的介绍 抽签决定每组所完成的任务 五、公务接待的技巧 行政会见——介绍别人的技巧 介绍别人时的原则 介绍人不同显示接待规格不同 介绍时多提供一些相关的个人资料 介绍时记住加上头衔 按介绍的顺序技巧进行 五、公务接待的技巧 行政会见——介绍别人的顺序技巧 问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？ 把职位低者介绍给职位高者 把晚辈介绍给长辈 把公司同事介绍给客户 把非官方人士介绍给官方人士 把本国同事介绍给外籍同事 把男士介绍给女士 五、公务接待的技巧 客人优先知情权 尊者居后 行政会见技巧 实战演练 主动与另一个组的同事握手，感受握手传递的信息 五、公务接待的技巧 专业握手技巧的要领与禁忌 要领： 伸手尊者居前 来时主人，走时客人 力度两公斤，时间5秒 五、公务接待的技巧 四大禁忌： 禁使用左手 禁戴墨镜、帽子、手套 禁左顾右盼 禁初次见面异性做汉堡包状 行政会见——递送名片的原则 做好递交前的准备 掌握递送场合和时机 应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去 递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针 五、公务接待的技巧 问题：参加圆桌宴会，递名片的顺序是什么？ 行政会见——轿车“上座”技巧 社交场合上座 公务接待上座 VIP上座 五、公务接待的技巧 问题：双排座轿车，那个座位为上座？ 司机 A B C D 安排约会需要注意的细节（一） 有些时间不宜安排约会 出差回来当天 周末或假日 临近下班 二、办公室日常工作技巧 安排约会需要注意的细节（二） 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。 二、办公室日常工作技巧 时间 约会事由 所带资料 参加人员 地点 安排约会需要注意的细节（三） 二、办公室日常工作技巧 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目； 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行； 约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。 安排约会需要注意的细节（四） 按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方； 随时提醒自己的上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他的日程表。 二、办公室日常工作技巧 案例 评论这位行政人员的做法说明了行政工作的什么特性？ 二、办公室日常工作技巧 安全与保密工作 积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 二、办公室日常工作技巧 不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带 原则 方针 有效的信息收集 经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息 二、办公室日常工作技巧 辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据 政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站 分类 加工筛选 综合 核实与分析 使用 范围 意义 来源 信息处理 行政人员的办公室事务 让我们快乐地工作 快乐地生活 二、办公室日常工作技巧 专业秘书与行政助理发展训练（三） 工