会议策划与会前准备工作概论(PPT 76页).ppt

;一、目标必须遵循SMART原则： Specific：明确具体 Measurable：可以衡量并量化 Attainable：可以达到 Relevant：与工作相关 Time-bound：时间限制;二、开展调研、收集信息 政策、法规、规章制度 组织内外有利以及不利信息 相关方面建议 有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选;三、分析信息 优势分析 劣势分析 预测分析 远见及预见性 针对性;四、设计方案 2份以上，以便进行综合比较 制定方案依据 达到的目标 主客观条件 实现目标的途径、方法 可能出现的问题及解决方法;五、比较论证、选择方案 合理标准: 全局性、可行性、效益性 科学方法： 比较法、情节推演法;六、追踪实施、反馈修改 随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音，对策划方案进行修正。;会议目标与主题 会议形式 会议规模 与会人员 会议场地布置 议程制定 会议通知派发 会前审查 ;针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称 会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、主办单位等 必须使用全称，不能随意省略文字 确定方法： 1、单位+内容+会议种类 2、单位+年度+内容+会议种类 3、时间+会议内容+会议类型;会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题 会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权 目标决定议题 牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题 议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究 ;会议议题确定原则： 必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配） 明确性原则（简洁明了、有说明性材料） 可行性原则（议题具备可解决的初步条件） 职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配） 有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会） 相近性原则（解决同一类问题、相关性问题） ;K公司生产时尚女鞋，2017年春季订货会即将召开，会议议题以及会议名称已经确定。会议目标是各省分公司老总以及代理商到公司对新开发的产品进行预定，公司需要讲解2017年流行趋势，需要介绍公司产品质量，需要介绍公司价格政策，会议为期5天，吃住行公司全包。总经理交给总经办一个任务：拟定会议组织机构，协调会议组织工作。 同学们思考，需要哪些部门参与？ ;商品营销部是否需要参加？做什么工作？ 行政后勤部是否需要参加？做什么工作？ 质量部是否需要参加？做什么工作？ 生产部是否需要参加？做什么工作？ 总经理是否需要参加？做什么工作？ 负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？ 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？是否需要参与？;成立工作机构原则： 适宜原则 对口原则：合适的部门做合适的事 平均原则：因事设组 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加 ;会务工作 1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传 2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送 3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调试、座次安排、铭牌安排、安保服务 三级会议工作机构 根据会议规模，成立不同的会议机构hu;K公司前述案例： 1、成立几级会务机构？ 2、会务组（总协调）人员构成？ 3、材料宣传组人员构成？ 4、接待组人员构成？ 5、活动组谁来做？ 6、后勤与保障组谁来做？;开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销人员培训会？ 会议的议题有哪些 哪些问题会在会上讨论？ 主要问题要讨论清楚 与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题的展开，不能漫无边际，要紧扣主题 ;会议必须紧扣议题 案例：李锦记家族会议与公司会议 家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，规避了家族企业管理问题学习附件二：李锦记家族会议;会议时间有限，会有要出成果 K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题： 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 3、销售人员招聘条件 4、产品质量问题 5、公司股票表现 6、公司环保政策执行 7、公司新厂址搬迁事宜 8、招聘毕业生培训计划 9、公司企业文化建设 10、售后问题讨论 ;议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间 K公司订货会主要议题： 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 附带议题： 1、产品质量问题 2、售后问题 其他问题，个别解决 ;一、拟定会议议程 主要议题占据黄金时间，附带议题作为补充 上午： 公司产品价格政策，竞品价格政策（主） 产品质量问题（附） 下午： 产品新品设计风格，竞品设计风格（主） 售后问题（附） ;议程含义：会议上议题的先后顺序安排 议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉 不同类型会议议程： 按照会议规模 大型会议：仪式性安排实质性议程