办公室管大理规定.docVIP

PAGE 1 - 文件編號 MP-12 ××有限公司 制訂部門 管理處 版本 1.0 辦公室管理規定 制訂日期 20 頁次 1/8 修訂日期 一、目的：為規範辦公秩序，嚴格工作紀律，提昇工作效率，使所有職工養成良好的工作習慣，從而形成辦公室優良的工作氛圍，樹立文明辦公形象，特制定本規定。 1. 工作時間： 1.1 遵照相關規定實行每天8小時工作制，上午8：00~12：00，下午13：00~17：00 1.2 每週工作日為週一至週六，周日休息。 2. 電話使用： 2.1 總機處電話僅供接轉公司各分機電話，一般情況下，不得用作通話之用，以免影響外線電話的轉接(特殊情況例外)。 2.2 總機之電話在接轉外線電話時，一般情況下只准接轉公事或業務洽談等，私人電話均不予轉接(特殊情況例外)。 2.3 各辦公電話為工作需要設置，僅供工作之需，禁止用電話閒聊或從事與工作無關之事；上班時間不允許撥打及接聽私人電話，違反者，第一次口頭警告；第二次記警告一次；以此類推，加倍處罰。 2.4 非工作需要使用外線電話，必須先呈報經理級以上人員，經核准後方可使用，否則每次記小過一次處罰。 2.5電話鈴聲響時，負責接電話人員應主動接聽，第一句講“您好”，接話人員不在座位或離電話較遠，其他人應主動上前接電話，不能讓電話空響三聲以上。 2.6轉接電話：如轉接對象正在接電話或出席會議或會見賓客，則應問清楚電話對方何人、何事，告知轉接對象是否方便接聽，如不便接聽，應以委婉語氣告知原因或請稍後再撥入或後由轉接對象回撥電話。 2.7 電話禮節：接聽電話一定要注意禮儀、語氣，要多說“請”、“ 對不起”，即使對方語氣不佳或撥錯號碼，也不得損害公司形象，如有違反或有人投訴，記警告一次。 2.8電話交談儘量使用普通話，如有必要使用方言，接聽人員有向主管說明通話內容、對象的義務。 2-1. 撥打、接聽電話： 2-1.1 電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前接聽電話，通話時先問候，並自報公司、部門，對方講述時要專心傾聽，並記下要點；未聽清楚時，及時告訴對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒，因不遵守通話禮儀，遭致賓客投訴的，處以記警告一次處罰。 2-1.2 通話簡明扼要，不得在電話中聊天，對隨意利用電話聊天者，處以記警告一次處罰。 文件編號 MP-12 ××有限公司 制訂部門 管理處 版本 1.0 辦公室管理規定 制訂日期 20 頁次 2/8 修訂日期 2-1.3 對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，並馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先將對方所談內容簡明扼要告訴接收人。對工作不負責任，遭致賓客投訴的，處以記小過一次處罰。 2-1.4 工作時間內，不得打私人電話，違反者處以記小過一次處罰。 3. 傳真機使用： 3.1 員工不得使用傳真機發送個人資料，如有違反第一次記小過一次；第二次記大過一次。 3.2 傳真機不准撥出電話（特殊狀況例外）。 3.3 員工有文件需要傳真，須先向部門主管申請並由傳真保管人員代為發送傳真。 3.4 員工有傳真文件接收時，由傳真保管人員代收轉發至相關人員。 4. 電腦使用： 4.1 公司電腦已根據個人工作或業務需要，分配到相關人員使用，其他人員包括賓客所屬之驗貨員均按相關規定使用，未經允許，不得私自使用他人電腦。 4.2 會計、人事、報關等人員電腦，任何其他人員不得私自使用，特殊情況必須先呈報主管，經由相關人員呈經理以上主管或副總核准後方可使用，違者記小過一次處罰。 4.3 公司配置一台專供賓客使用之電腦，任何人員未經許可或賓客等要求，不得私自使用，違者記小過一次處罰。 4.4 所有辦公室人員，一律按規定或指定使用的電腦從事工作，無關人員不得以任何理由串用，違反者，每次對電腦使用人處以記小過一次處罰，無關操作人員記大過一次；造成設備損壞者由使用人照價賠償。 4.5 不得用電腦上網，製作私人資料、文件、E-mail等，違者每次記大過一次處罰。 4.6 不得用電腦進行娛樂（如播放音樂）或遊戲等，違者每次記大過一次處罰。 4.7 電腦使用人員或電腦維護人員，應遵守公司的保密規定，不得利用公司電腦竊取公司機密檔案文件、資料等，違者每次記大過一次處罰，情節嚴重者，以開除論處。 4.8電腦使用人員應愛護各種設備，降低消耗、費用，對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作，未及時報告、影響工作者，每次記警告一次處罰。 4.9 所有的電腦維護由電腦維護員專職負責，電腦的日常清潔清理由電腦使用人負責。 4.10 電腦系統的資訊室任何人不得擅自進入，如工作需要須經上級主管許可。 4.11 以上電腦使用相關規定未盡事宜者，另依照《保密制度》規定條款予以補充之。 5. 空調設備使用： 5.1 空調設備一般在夏、