办公用品采购、领用的流程规定.doc

办公用品采购、领用的流程规定 办公用品采购的流程规定内容提要: 为了加强公司办公用品HYPERLINK /qygl/List_372.html采购管理，进一步规范行政工作，提高工作效益，切实推进公司发展，现制定本规定。一、办公用品购买原则 　　为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制，各部门所需的办公用品购买都由办公室统一负责。办公室根据办公用品库存量的情况以及各部门使用情况，确定订购买方二、办公用品订购方式 1、小型或零星办公用品的采购要由办公室行政人员到指定的办公用品专卖店选购或送货 2、大型办公用品（固定资产）的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到其它大型商场询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。 3、凡公司员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总报给办公室购买或在办公室的协同下进行购买。 4、异地办事处所需的办公用品（固定资产）需写申请到办公室按级审批后，相关人员在当地询价， 300元以上的办公用品，报价到办公室，办公室同意方可进行购买。 5、购单件或批量在300元以下的办公用品单人即可购买，300元以上的办公用品（低值易耗品除外）两人或两人以上共同进行购买。 6、凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优的原则，按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商。三、办公物品采购过程　　在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则进行订购。1、验货 所采购的办公用品到货后，由管理员（办公室办公用品管理者）按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。2、付款 管理员（办公室办公用品者）收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算3、领用　　办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。办公用品分发后作好登记，写明分发日期、品名与数量等。如有特殊情况，各部门须提前提出“办公用品购买申请单”则可进行采购。4、保管 办公用品仓入库后，管理员（办公室办公用品管理者）按物品种类、规格、等级、存放次序存放，不得混乱堆放，并按期清点数目，管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫。四、注意事项1、每月集中采购两次，时间分别为月初及月中，请相关部门提前告知办公室行政管理处2、按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。 各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。 五、物品采购流程图 办公用品管理流程及说明 各部门 人事行政部 人事行政部经理 财务部 急缺现用办公用品 急缺现用办公用品 填写办公用品申购单 新员工入职 签字领用办公用品 流程结束 填写需求计划表 采购 填写办公用品入库表 通知领用办公用品 审批 借支采购费用 报销 流程开始 填写办公用品申购单 月末办公用品盘点表 统计 流程说明： 人事行政部每月月末定期盘点办公用品，填写盘点表，情况，统计用品缺口。 各部门主管根据实际需要统计填写办公用品申购单，于当月结束前2天交于人事行政部，由人事行政部进行汇总统计。 人事行政部根据盘点和申购单统计结果，填写需求计划表，报于人事行政部经理。 各部门急缺现用办公用品，可直接将申购单交于人事行政部经理。 人事行政部经理审核需求计划表和申购单，超过权限，向其上级审批。 通过审批的，由人事行政部向财务部借支采购费用，进行采购、 采购完毕，由人事行政部根据所购物品填写入库表，入库。 人事行政部持采购发票/收据到财务部报销费用。 由人事行政部通知申购部门领用品，申购部门在办公用品领用表上签字领用。 新员工入职，由人事行政部统一发放如工服、笔、笔记本等，须签字领用。 注：本流程适用公司固定资产、办公设备、耐用办公用品及低值易耗用品的采购申领。 查核实际需要 查核实际需要