某保险公司业务档案管理办法(DOCX).docxVIP

正德人寿保险股份有限公司 业务档案管理办法 （2013 年版） 业务管理部 2013 年 5 月 目 录 HYPERLINK \l _TOC_250012 第一章 总则 3 HYPERLINK \l _TOC_250011 第二章 业务档案管理体制与基本要求 3 HYPERLINK \l _TOC_250010 第三章 业务档案分类与作业规范 4 第四章 纸质业务档案的整理、装订与装具 18 HYPERLINK \l _TOC_250009 第五章 纸质业务档案编目与档案盒填写规范 21 HYPERLINK \l _TOC_250008 第六章 业务档案的交接规范 22 第七章 业务档案库房管理 23 HYPERLINK \l _TOC_250007 第八章 业务档案的使用 25 HYPERLINK \l _TOC_250006 第九章 业务档案遗失处理管理 28 HYPERLINK \l _TOC_250005 第十章 业务档案的鉴定与销毁 29 HYPERLINK \l _TOC_250004 第十一章 业务档案耗材的征订 30 HYPERLINK \l _TOC_250003 第十二章 电子档案的管理 31 第十三章 业务档案的统计管理 32 HYPERLINK \l _TOC_250002 第十四章 业务档案的考核 33 第十五章 档案保密制度 35 第十六章 业务档案管理人员岗位职责 36 HYPERLINK \l _TOC_250001 第十七章 附则 37 HYPERLINK \l _TOC_250000 第十八章 附件 38 第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理工作，实现业务档案管理的规范化、 专业化，维护业务档案的完整与安全，使业务档案更好地为各项业务 工作服务，根据《中华人民共和国保险法》、《中华人民共和国档案法》 及档案行政管理部门和保险监管部门的有关规定，并结合我公司业务 档案管理工作的实际特点，特制定本办法。 第二条 本办法所称业务档案是指客户在投保过程中和保险公司 在承保、合同保全、案件理赔和电话咨询投诉等业务处理环节中直接 形成的，具有保存和使用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像 等文件资料。业务档案应由各生成岗位整理完毕后，移交到档案管理 岗处集中统一管理。 第三条 公司各相关部门和分支机构须严格遵照本办法，处理日 常业务档案管理工作。如遇与公司档案管理历史文件冲突时，均以本 办法为准。 第二章 业务档案管理体制与基本要求 第四条 各分公司业务管理部门须在二级机构和三级机构分别设 立档案室并配备档案管理岗。机构成立初期或业务量未达到设立档案 专岗要求之前，档案管理岗可由保全人员兼任，也可根据实际业务需 求及公司人力资源计划，安排专人负责。 第五条 各类业务档案必须由生成岗整理完毕后，定期移交本机 构档案管理岗。档案管理采用分公司集中保管制度，分公司除负责本 部的业务档案外，需同时负责保存好下设中支公司的业务档案。各三 级机构档案管理岗，应定期将业务档案整理汇总后移交分公司档案管 理岗。各分公司档案必须在分公司统一存放，根据公司业务的发展需 求，如有变化总公司将另行通知统一处理。 第六条 业管部各岗位人员必须保证整理好本岗位的档案，不得 出现由于人为因素而导致的档案丢失遗漏等问题，档案管理岗工作人 员需敦促和指导业务档案生成岗位及时完成各种业务档案的整理、归 档，做好自身的接收、保管、利用等相关工作，保证业务档案的安全、 完整和准确。 第七条 公司全体业管部员工均对业务档案负有保护和保密的职 责，任何部门和个人不得私自摘录、复制、翻印、转借，不得擅自扩 大使用范围，泄露档案内容。 第三章 业务档案分类与作业规范 第八条 我公司业务管理部档案类型具体分为承保档案、保全档 案、理赔档案、咨询、投诉、电话协办等涉及业管部工作的其它业务 档案。档案的计量以份、卷为单位，份数、卷册数为其计量单位名称。 其中，档案归档最小单位为份，一盒为一卷。 第九条 承保档案 （一）释义 承保档案指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同或 保险人就投保要约做出拒保、延期等结论的过程中形成的文件材料。 （二）承保档案的归档范围及排列顺序如下： 1.个人人身保险单（主单） 2.投保单 3.被保险人清单（限团险） 4.产品说明书 5.业务员报告书 6.承保前要约 7.核保审批类文件 8.体检报告类文件（包括但不限于病历） 9.各类问卷，如：药物使用情况问卷、神经系统疾病问卷、特殊 业余爱好问卷等 10.生存调查类文件，如：生存调查通知书、生存调查问卷、生 存调查报告 11.各类通知书，如：核保通知书、补充材料通知书等 12.客户身份类文件（如投保人身份证复印件、被保险人身份证 复印件）