高效會議管理技巧.pdf

高效會議管理技巧 主講：張曉彤 1 1 第一講 當今會議面面觀 會議的意議 1.會議是一個集思廣益的渠道 2.會議顯示一個組織或一個部門的存在 3.會議是一種群體溝通的方式 會議的目的 1.開展有效的溝通 2.傳達資訊 3.監督員工、協調矛盾 2 第1講 當今會議面面觀 4.達成協議與解決問題 5.資源共享 6.開發創意 7.激勵士氣 8.鞏固主管地位 會議的種類 1.按人數分類: 團體會議 一對一會議 3 第1講 當今會議面面觀 2.按開會方式分類: 面對面會議 電話會議 視頻會議 3.按開會目的分類: 宣布人事安排、講解政策的會議 當眾個揚或批評別人的會議 臨時處理突發事件的會議 固定的團隊會議 集思廣益的會議 4 第1講 當今會議面面觀 會議的頻率 1.固定的部門會議:至少每月一次 2.全體會議:至少每兩月一次 3.處理突發事件的會議:隨時 4.一對一會議:按需要 會議成本的計算 1.會議的時間成本 2.直接的會議成本 3.效率損失成本 5 第二講 會議效率不高的原因及解決方案 會議效率不高的原因及預防性管理 1.會議的通病效率不高 公司的主管都不知道何時是開會的最好時機 許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見 有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或政 府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很 難進行. 6 第2講 會議效率不高的原因及解決方案 2.會議效率不高的原因及具體表現 項次 原因 具體表現 (1) 時間 會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會 (2) 地點 會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常 進行. (3) 開會對象 必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者. 的選擇 (4) 主持人的 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無 技能 法達到會議意圖. (5) 參會者的 參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會 技能 議失敗. (6) 會議的準 開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效. 備工作 開會的原 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確, (7) 因、目的 致使會議毫無意義、宣告失敗. 7 和結果