正确发送邮件规范.doc

PAGE PAGE 13 关于邮件发送的相关规范 为规范全院邮件发送，优化电子邮件内容，提高公司邮件发送技巧，提高办公效率，特对邮件发送规则进行说明。 1、邮件发送总体原则 2.1 慎选“群发”； 2.2 慎选“抄送人”； 2.3 慎选“全部答复”； 2.4 不要在群发的邮件里讨论问题。 2、正确使用发送、抄送和密送 收件人是要受理这封邮件所要涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。 抄送的人则只要知道这回事，一般情况抄送的人不需要对邮件进行响应，如果抄送的人有建议，可以回复邮件，或者抄送的人是收件人的直属上级需要协助解决邮件问题并督促收件人及时回复。 密送，即收信人是不知道你发给了暗送的人，邮件其他收件人看不到密送人的名字。 3、关于主送 3.1 请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直接上级，如果上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送，必要时可抄送给隔级负责人。 3.2 受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据内容，写明主送人和抄送人。 部门副院长及以上人员请假超过5天，应该发送部门人员知悉，并出抄送分管部门副总和总经理知悉。 4、关于抄送 抄送范围应该有利于邮件助理，否则贻误事情或造成人力浪费。应该抄送的情况如下： （1）向下级或者本系统的重要行文，应当抄送给直接上级； （2）上级向受双重领导的下级发邮件，应该抄送另一个上级； （3）下级因特殊情况需要越级请示时，应该抄送被越过的上级； （4）除朱送人外，需要监督执行或者直销的其他人，列为抄送人。 5、关于邮件主题 5.1 邮件主题简短，是正文核心意思提炼，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理； 5.2 标题反应邮件内容，避免出现无关内容的词汇； 5.3 一封邮件对应一个主题，不在一个邮件内谈论多个主题； 5.4除非特别需要提前处理的邮件，一般慎用“紧急”等字样； 5.5 标题切勿出现错别字，切莫只顾邮件正文而忽略主题。 6、关于邮件正文 6.1 正文包括：称呼、内容、结束签名；如果提到附件，需要在正文中用简洁的语言提示附件内容，便于查找； 6.2 如果内容较多，正文中只做摘要，然后单独列出附件进行详细描述； 6.3 注意邮件语气使用；尊重对方，“请”“谢谢”等词语要经常出现； 6.4 结束签名，邮件一定要有落款，发件人主动控制邮件往来数量，避免出现多次邮件沟通处理不了的问题，应该开会解决。 7、附件 7.1 如果带有附件，需在正文中提示“附件”字样； 7.2 附件名称最好可以概括附件的主要内容，发送如果是图片类记得修改图片名称； 7.3 附件数量不宜超过4个，如果过多，建议打包发送；单位foxmail邮箱只能发送.rar后缀的附件，切勿发送.zip后缀的邮件； 8、回复邮件 8.1 及时回复邮件：一般收到邮件后2个小时之内回复，对于一些优先级低的邮件，可以集中在一段时间内处理，但不要超过24小时； 8.2 如果事情较为复杂无法及时回复，请回复“正在处理，稍后回复”字样，避免出现发件人等待情况； 8.3 当回复问题类邮件时，应该逐条将问题添加到邮件中，然后附上答案。 9、建立合适的通讯录 市政院已经根据部门情况对通讯录地址进行更新，方便发送邮件。 10、请知、请知悉、请阅知、紧急、重要等词汇的使用 为了方便收件人获知邮件主题，通常加上“休假通知”、“来访接待”、“会议通知”等字样。 【请阅】宣传类邮件、院报杂志刊物、院内发布的通知类文件例如党员活动通知，制度类修订文件等，添加“请阅”字样，不需要做出特别的回复。 【请知悉】领导休假通知等，无需特别回复。 【紧急/重要】大型重要会议，需要立即阅知，通常会添加“紧急”字样。 【来访接待】业主、客人来访接待类邮件，添加“来访”字样，突出主题。 附件： 邮件相关发送案例 邮件类型 案例 收件人 抄送人 部门之间事务往来 行政部关于资产盘点通知 各部门资产管理员 行政部资产管理负责人、部门负责人 座谈通知 关于省交通运输厅刘广忠书记、省总工会曹海副主席一行来院颁奖、调研、座谈的通知 所有需要参加会议的相关人员 此座谈属于领导层会议，已经事先沟通好人员参加，所以无需抄送 会议通知 2014年8月4日全天办公会会议通知 此会议参加人是部门负责人：发送给公司领导，部门负责人，直接参会的各位领导 秘书团队、IT负责人、行政支持人员 休假通知 关于发展部张越扬总经理9月18日-9月30日年休假期间工作安排的通知 张总属于部门总经理（部门负责人），因此邮件发送给：公司领导、部门负责人、总裁顾问、发展部全体成员 秘书团队 接待通知 7月7日下午接待中冶华天工程技术有限公司郝总一行的通知 主要参加此次座谈会的领导、同事 若有领导级别参加，抄送给“公司领导”，参加人员的直接上级，秘书团