2019年如何组织高效率会议.ppt

如何组织高效率会议 目录 背景 成功的会议 会议的组成部分 会议的分类 会议前的准备工作 会议人员的注意事项 会议的召开 会议中的问题 背景： 权威统计：在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！ 會議是學習型組織的修煉場 會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事. 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式. 成功的會議： 有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完 成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全 感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健 全發展。 效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預 定的時間內完成開會,這就是效率。 學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。 会议的组成部分： 前段：会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 1、会议召集人的会前工作清单 2、与会者的会前准备工作 会议的分类： 联络型会议 汇报型会议 达成决议或解决问题型会议 问答式会议 教育、演讲型会议 会议前的准备工作： 会议召集人的会前准备工作清单： 开会目标是否清楚； 决定与会者名单； 决定与会者的参与程度； 决定由谁来担任会议主席与会议记录者； 决定会议时间、会议长度、地点； 准备好会议所需辅助设备； 决定哪些与会者该做简报与何时做； 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者； 分发开会通知。 会议前的准备工作： 与会者的会前准备工作： 基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者； 会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。 会议前的准备工作： 开会通知 开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标。 注：重要会议通知时，除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。 会议前的准备工作： 会议的议程设计： 好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节； 好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标； 会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵循； 议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项。会议议程表范例 会议前的准备工作： 议 程 設 計 由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 会议前的准备工作： 会议参考流程： 导言：主席开场白 讨论过程： 理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。 1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。 2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… … （主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。 3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）… … 结论： 1、请会议记录者重述已达成的决议； 2、询问与会者有无异议； 3、确认工作分配完成并已记录妥当。 感覺與事實演練 昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。 判 斷 問 題 以下問題你認為是事實者請打? 為感覺者請打? 1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現。 2.那個男人是強盜。 3.此事件發生於昨晚九點過后。 4.打開櫥窗的男人是店主。 5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。 6.有人打開櫥窗。 7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。 8.櫥窗內有金飾,且有許多貴重的寶石。 9.強盜威協店主並進