会中组织与服务—会议接待工作.pptVIP

　公司会议的工作流程安排　 　工作会议的会前工作流程 　工作会议的会中工作流程 　工作会的会后工作流程 　 会务工作流程图（会前） 　会务工作流程图（会中） 　　会务工作流程图（会后） 登记完毕，来自全国各地的参会人员由于没有订到房间都只能在大厅等候。在电话的催促下，会务组主要负责人终于露面了。他首先向大家表示歉意，并解释说：“房间本来是按参会人数预订好的，可该酒店是部队的招待所，某部队首长一行人突然到这里出差，我们只能将房间让出。请大家耐心等待，我们再去和酒店商量，一定为大家安排好。”直到当晚21 时35 分，该负责人才通知大家，酒店将办公室进行了改造，会议报到处也将房间腾了出来，供参会人员使用。参会人员这才根据安排分别到自己的房间去休息。到了房间却发现，房间里只有床垫，没有铺盖。但大家早已筋疲力尽，虽然怨气冲天，也没有气力再和承办方理论，只能委屈就寝了。第二天上午8 : 30 分，会议准时开始。会议由／／办公室的石主任主持。他首先宣布会议议程。当读到第三项时，他“卡壳儿”了，说道：“这写的是什么？抱歉啦，这是秘书写的，我没提前看，一会儿他来了，问问再说。”然后又接着宣读后续的项目。6 月1 日的会议开得还算顺利，参会人员分别发言并介绍经验。大会宣布，6 月2 日下午14 时，参会人员进行交流，并规定了重点发言人。14 点整，参会人员相继来到会议室，可左等右等，主办方和承办方的人员都没到，直到40 分钟以后，石主任才来告诉大家：“这个会议室有其他用处，我们换到另一个会议室讨论。”于是大家又用了20 分钟时间换了会议室。 会议的最后一项，是主办方领导为优秀论文获奖作者颁发证书。石主任分别宣读了获奖者和颁发者名单。于是大家一起走上了主席台，而几十个证书都堆在石主任的手中， 结果是颁奖者无用武之地，获奖者在主席台上翻找自己的证书。找到之后，纷纷退下台去，离开主席台时嘴里还袍怨着：“这也叫颁奖？! ‘ , 令参会人员不快的事接连不断，一直持续到会议结束。承办方为了弥补不足，承诺：会议期间的餐费由承办方承担，交了餐费的参会人员可以在最后和招待所结帐时退款。而且，每顿饭石主任都强调，这是“我们”花钱招待大家，一定要吃好。可到了最后结帐时，招待所不退餐费，说让参会人员找承办方去退；而承办方的人在6 月3 日参会人员离开时，则不再出现，打电话交涉，他们让找招待所。参会人员就这样被推来推去。返程的车票已订好，无奈之下，他们只好忍气返回。你认为： 1 ．本次会议的接待工作存在哪些漏洞？如何才能做好会议接待工作？ 2 ．本次会议的会中组织存在哪些问题？如果由你来组织，你打算怎样做？ 任务一 会议接待 一、制定会议接待方案 会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 接待方案的主要内容包括： （一）接待对象 会议的接待对象种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、参会人员（正式和列席）以及媒体记者等；有以政府代表团的名义来参会的，也有联合组团参会的，还有以个人身份参会的。因此，每一种接待方案一定要分门别类地写清楚具体的接待对象，同时，需简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 （二）接待方针 热情诚恳、细致周到、照章办事、讲究礼仪 （三）接待规格 接待规格是依据主要来宾的职位与主要陪同人员的职位之间的对比关系来确定的， 分为高规格接待、对等接待和低规格接待三种。 会议接待流程表 （五）接待日程会议接待日程是指各项接待活动的日程安排。 （六）接待部门（人员）职责（七）接待费用会议接待费用包括：住宿费用；餐饮费用：接待室／厅费用：其他支持性费用；视听设备租赁费；其他杂费。 东北九城市第十七届XX年会接待方案 一、会议概况：（一）会议时间：x 年8 月10 日（二）会议地点：长春市名门饭店地址：吉林省长春市人民大街135 号电话：联系人：（三）参加会议人员：东北九城市／x 局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市／／局有关领导与会，约50 人。 二、接待日程（见下表） 3 ．拟定会议须知、日程表；4 ．制作代表、工作人员住宿、餐饮分配表；5 ．制作文件袋、内装记事本、笔、相册；6 ．材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签；7 ．给会务用车编号并分配代表及工作人员乘坐的车辆。 （二）会务组负责人：, , 成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。职责：具体负责邀请领导参加开幕式