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科技有限公司档案管理制度 1 范围 本标准规定了科学技术研究档案(以下简称科研档案)、产品档案、设备仪器档案、基本建设档案(以下简称基建档案)、会计档案、员工档案及行政、经营、生产技术、党群档案材料的形成、积累、整理、归档、分类、编目、案卷排列要求及档案、技术资料的开发和提供利用要求。 本标准适用于科技有限公司的档案管理工作。 2 引用标准和法规文件 中华人民共和国档案法 档发字[1994]23号 外商投资企业档案管理暂行规定 国档发[1991]22号工业企业档案分类试行规则 开发利用科学技术档案信息资源暂行办法 会计档案管理办法 3 定义 3.1 企业档案: 是企业在经济活动和社会活动中形成的全部档案的总和, 其构成以科技档案为主体,包括产品、设备仪器、基本建设、科研、生产技术、员工、会计、经营管理、行政管理、党群工作共十大类档案。 3.2 科技档案: 是指本公司科学研究、生产技术、设备仪器和基本建设等活动中直接形成的有保存价值, 并按一定的归档制度作为真实的历史记录, 集中保管起来的科技文件材料(包括图纸、照片、科技影片、磁盘、录音带、录象带、报表、文字材料或备份等)。 3.3 科技文件材料: 是指本公司科学研究、生产技术和基本建设等活动中正在产生和使用着的图样材料, 文字材料, 目录、表格材料及外来技术资料。 3.4 产品档案: 是指产品在开发设计、工艺、工装、 加工制造、生产定型验收等全过程中形成的具有保存价值归档备查的不同形式载体的文件材料。 3.5 科研档案: 是指在科学研究过程中直接形成的具有保存价值并归档的文件、图表等不同形式的科研文件资料。 3.6 设备仪器档案: 是指设备仪器从购置( 或设计制造 )、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废的全过程中形成的图样、文字说明等归档备查的全部文件材料。 3.7 基建档案: 是指基本建设工程项目(含新建、改建、扩建、工程维护及技术改造),从可行性研究到建成投产( 使用 )全过程中形成的具有保存价值的经过整理归档的, 不同形式和载体的文件材料。 HYPERLINK 4 档案管理职责 4.1 本公司档案管理工作, 在总裁领导下, 由管理推进部设立综合档案室负责统筹、协调、组织、管 理全公司档案工作。 4.2 综合档案室负责各职能部门文件材料的形成、积累、整理、归档的业务指导。 4.3 综合档案室负责各类档案、技术资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、复制、发放和提供利用。 3.1 综合档案室负责收集国家颁发的技术标准，及时换版、复制、发放，并进行跟踪受控管理。 4.3.2 综合档案室负责收集技术资料,建立信息网络,编制技术参考资料,提供利用服务。 4.3.3 档案管理人员在设备开箱、产品鉴定、工程竣工验收、科研成果发布时到现场, 收集掌握第一手资料，接收应归的技术文件资料。 4.4 各职能部门兼职档案员负责本部门职责范围内文件资料的收集、积累、整理、并按规定时间移交综合档案室归档。 5 档案管理内容与要求 5.1 档案材料的形成与归档 5.1.1 凡是记述和反映本公司生产技术、基本建设、设备仪器、产品、科研、经营、行政、财务管理等活动, 具有工作考查、科学研究、经验总结、技术交流等作用的科研、产品(含引进产品)、基建、设备仪器、标准法规、计量、专利、认证、检测类科技文件材料(图样、图片)电子文件(软盘、硬盘), 均应整理归档。 5.1.2 科技文件材料的形成伴随着科研、生产、基本建设的进程而形成，并贯穿于科研、生产、基本建设活动的全过程，各有关部门应在各自的职责范围内做好属于归档的技术文件材料的积累工作。 5.2 各类文件资料的归档范围和保管期限见 QG/SL 24.15-02附录A、附录B和附录C、D、E、F、G、H、I、J及附录K(标准的附录)。 5.3 各类文件材料的归档时间和要求 5.3.1 产品档案归档时间 应归入产品档案的科技文件材料分别以样机、小批试制、产品定型鉴定为阶段配套归档到综合档案室。 产品定型鉴定后的设计、工艺、工装文件材料整理成套及时归档到综合档案室。 企业技术标准类科技文件材料出(改)版后,及时归档到综合档案室。 应归入标准法规计量方面的科技文件材料，可在科技文件材料形成后十日内归档到综合档案室；应归入专利、认证档案的科技文件材料，在取得专利权和认证合格时将有关科技文件材料配套归档 到综合档案。 引进产品的档案资料,负责引进的工作部门收到后,应及时交综合档案室归档 引进产品的技术协议