会展服务与管理教材.pptVIP

会展服务与管理 主讲：朱晓磊 923356178@ 为什么要开会？ 政府、组织、企业每天都要举行许多大大小小的会议，为什么会有开不完的会？and人们为什么要开会？ 百度热心网友的解答 ·人和动物的区别就是在于人有社会性，所以要开会，开个人民代表大会，是个很重要的事，多开会才能减少矛盾。 ·开会，虽然有很多是搞形式的，但要较好的解决一个问题还是要集大众之智慧啊！那样才能提高办事效率，所谓分工合作嘛！ 管理学家的解答 “我们之所以碰头，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。” -管理学家彼得·德鲁克 会议的目的与特征 会议的目的是通过沟通达成共识 成功的会议有几个特征： 1、会议时间恰如其分 2、与会各方达成共识 3、会议结果具体有效 4、会议决定得到落实。 项目5 会议服务 学习目标 1、了解会议服务的相关内容 2、了解会议从前期准备到送走宾客的一系列过程 3、熟悉会议各项服务的要求 5.1会议需求的产生 2015年10月29日党的十八届五中全会允许实行普遍二孩政策，这是继2013年，十八届三中全会决定启动实施“单独二孩”政策之后的又一次人口政策调整。 政府会议需求：调整人口政策 5.1会议需求的产生 昆山市模架协会第二次筹备大会将于2016年5月5日在昆山举办，本次会议将邀请昆山地区模架行业众多知名企业，共同探讨行业发展方向，鼓励各大模架企业成为协会会员，促进昆山模架协会早日成立。 行业协会会议需求：整合资源 5.1会议需求的产生 罗氏药业将在昆山举办肺癌专题论坛，邀请国内癌症治疗的权威专家，分享最新的癌症治愈方面的研究成果，并介绍几款罗氏最新研制推广的抗癌新药。 企业会议需求：产品推广 5.2.1会议筹备 – 制定财务目标 会议财务目标分为营利性和非营利性 会议所需经费的来源： 1、参会人员的会费 2、广告商赞助 3、产品置换 4、政府拨款 5.2.2会议筹备 – 成立会议组织机构 会议组织机构——会务组 成立会务组的目的： 1、明确人员组织与分工 2、便于科学制定会议预算 5.2.3会议筹备 – 制定财务预测 会议主办者要对会议未来的财务状况作出推测和判断，保证顺利实现会议财务管理的最终目标。 预测手段包括：专家调查法 报表调查法 历史类比法 集合意见法 5.2.3会议筹备 – 制定财务预测 预测的基本内容： 1、会议规模 2、固定支出 3、保本人数 4、会议收入 5、经济环境 5.2.4会议筹备 – 编制会议预算 通过编制会议预算，获得会议各项支出与收入的预计量，预估所需会议经费，避免出现财务亏损。 固定支出：申办费、宣传费、考察费、特邀报 告人费用、第三方服务费、场地及 设备租赁费、办公费、人工费 可变支出：住宿费、餐费、广告费、印刷费、 代表用品、交通租车费、 5.2.5会议筹备 –会议议程编排 会议议程1 会议议程2 5.2.6会议筹备 –会议场地选择 什么地方适合举办会议？ 扩展延伸：世界会议之都 瑞士 日内瓦：永久中立成就国际会议之都 世界经济贸易组织（WTO）第八届部长级会议在日内瓦会议中心召开 法国 巴黎：全球第一大国际会议中心 联合国教科文组织第37届大会在巴黎召开 瑞士 达沃斯：世界经济论坛+好空气=世界级会议小镇 2013年冬季达沃斯论坛在达沃斯举办 中国 海南海棠湾：后发优势，竞逐下一个会议天堂 2013年三亚·财经国际论坛在海棠湾举行 新加坡：“亚洲最优秀会议城市”榜单常客 第十届香格里拉对话（亚洲安全大会）在新加坡召开 奥地利维也纳：近代史第一次国际会议在此举行 近代史第一次国际会议——“维也纳会议” 美国 纽约：联合国总部与金融中心的威力 68届联合国大会在纽约总部召开 比利时 布鲁塞尔：欧洲中心+欧盟中心 2013年北约国防部长级会议与布鲁塞尔 中国 北京：中国越强 首都越重要 2014年亚太经合组织(APEC)领导人非正式会议将在北京举行 5.2.6会议筹备 –会议场地选择 1、选择大小适中的会场 会场与参会人数之间的关系： 参会人数：不得少于会场可容人数的70% 不得多于会场可容人数的10% 2、选择附属设施、设备齐全的会场 照明、空调、卫生、服务、扩录投影 5.2.7会议筹备 –会场询价 1、直接通知会场供应商报价 适用于中小型会议、单纯会议 2、通过招标，由第三方相互竞价，择优选取 适用于大型会议、综合性会议、公司有相关规定 5.2.8会议筹备 –会场布置方案 会场布置方案通常在第二次看场地时确定，包括： 主背景、投影或LED屏幕 主舞台 音响 听众席 茶歇区 安全通道