秘书的特殊能力培训讲义.pptVIP

第三章 秘书的特殊能力 了解特殊能力与一般能力的关系； 理解组建科学合理的能力结构的重要意义； 握秘书人员应该具备的能力结构。 秘书人员的特殊能力是指在秘书工作活动中所 表现出来的各种专门能力。 秘书人员特殊能力的高低不仅取决于秘书人员 的智力发展水平高低，而且取决于秘书的工作实践 活动。 第一节 秘书的能力结构 第二节 秘书的表达能力 说话并不是一件简单的事情。文字表达，更是值得研究的一门学问。 　　“冰冻三尺，非一日之寒。”只有不断的实 践，才能不断地提高自己的表达能力。 一、表达能力的基本要求 对人们说话、写文章的要求，不同的职 业、不同的岗位是有着不同的标准的。 举例：教师说话要准确、言简意赅、形 象生动；作家写文章要有文采、妙笔生花。 二、表达能力的培养 秘书的表达能力，包括口头语言的运用 能力，也包括书面语言的运用能力，秘书人 员要想使自己的表达能力达到较高的要求， 必须注意从多方面进行培养。 （二）必须进行实践 通过语言实践，人们才能不断提高表达 能力。秘书人员的表达能力是在实践中锻炼 出来的，必须多读多写，既要说又要写。 第三节 秘书的信息处理能力 信息是一个社会概念，它是社会共享 的人类的一切知识、学问以及从客观现象 中提炼出来的各种消息的总和。现代社会 已经是一个信息时代，信息在人类社会中 的作用显得越来越重要。 秘书工作者处在单位的中枢神经位置， 对内对外，每天要接收大量的信息。这些信 息包括来信来访电话、文件等内容，它们对 于维持一个单位的正常运行、协助领导进行 决策管理具有重要的影响（见图3-4）。 图3-5-2 人类知识的增长量变化 秘书工作者处理信息的能力主要体现在四 方面： 　信息的收集方面：扩大信息的收集面； 　信息的归纳整理：进行归纳分类，考察其 价值； 　　信息筛选鉴定：使用现代化手段分析、总 结和概括； 　信息的提供利用：必须注意对象，要有保 密观念。 第四节 秘书的活动能力 秘书人员处在办公室这个开放地带，必须 有较强的活动能力。如果只满足于自己以文笔 见长，而缺乏与各方面的人打交道的经验，是 不可能很好地胜任工作的。 秘书人员活动能力主要体现在社交活动、 组织管理活动和协调活动中。 一、秘书活动能力的基本要求 （一）交际能力 交往应酬对于秘书人员有较高的要求。 秘书工作是与人打交道的工作，不善于交际 应酬就不能开创工作局面，也不可能进行高 效率的工作。 秘书交际应该做到三点（见图3-6) 图3-6 秘书的社交能力的要求 奥地利心理学家阿德勒说过： “对别人不感兴趣的人，他一生中的困难 最多，对别人的伤害也最 大，所有人类失败都出自 于这种人。他只有对别人 热情，才能获取人们的尊 重与信任。” （二）组织管理能力 秘书工作中存在着大量的组织管理活动，需要秘 书人员做到两点（见图3-7） 。 （三）协调能力 秘书协调工作的范围有人与人之间的 协调、个人与单位之间的协调、单位与单 位之间的协调等。 秘书工作者必须具有较强的协调能力 （见图3-8）。 二、秘书活动能力的培养 秘书人员要增强和提高自己的活动能力， 必须注意从两个方面着手： 一方面要不断扩大自己的知识面； 一方面要不断参与各项实践活动。 第五节 秘书的应用能力 应用能力是一种技能。随着办公室现代 水平的不断提高，对这种能力的要求也越来 越高。 　　秘书应该充分利用各种条件来提高自己 的应用能力，不断扩大自己的技能范围，不 仅动笔动口，而且还要动手。 一、秘书应用能力对工作的影响 二、秘书应用能力的基本要求及培养 图3-11 对书写能力的高要求 秘书工作者应养成一种自觉的习惯，有意 识地去提高常用的技能；对于引进的现代化设 备，也应该尽量去熟悉了解，掌握其原理及基 本操作方法。 第六节 秘书的创造能力 　　秘书人员需要创造性才能。 秘书的创造才能主要体现在