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行政助理-实用教程 接待来访个人和团体 二、接待来访个人和团体 1、接街预约和未预约的来访个人、 2、接待团体客户 3、接待涉外团体 接待来访个人和团体 一、知识目标： 掌握迎送来访者的礼节要求； 掌握接待的程序及要求。 二、能力目标： 能够按要求设计和填写接待记录表 能够得体地接待来访者 三、教学重点] 接待礼仪 [教学方法] 案例分析、现场模拟、讨论 [教学课时] 2课时 任务引入 XX公司最近几年不断研发新产品，业务发展迅速，前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多，行政人员张山随时都可能会遇到各种各样的来访者，今天是2008年8月25日（星期一），张山上班后查了下工作日志，公司张总上午8点半参加公司重要会议，10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜。 正在他忙着准备相关材料和接待物品时，常经理因工作顺路提前到了。…..才送走了客人，又来了两位要求见经理的其他公司的人员……。 相关知识-仪容仪表 相关知识-言行举止 相关知识 迎送来访者的礼节?秘书在接待过程中，一定要做到以待人，必须遵守交际活动中的基本礼节规范。 ? 1、自我介绍与为他人介绍?介绍是接待过程中常有的环节，是人与人相识的最基本形式。 秘书人员要熟悉并遵守相应的礼节规范。? （1）自我介绍。及时的自我介绍在迎接客人时是非常必要的。 介绍的内容主要包括：?问候语、所在组织的名称、自己的姓名与身份??“你好！我是XX公司行政人员，我叫张山。 （2）为他人作介绍。秘书在接待中，常常要将主客双方加以介绍。首先确定介绍顺序：?? 相关知识-介绍礼仪 介绍礼仪-注意事项 握手礼仪 握手礼仪注意事项 名片礼仪 接待程序及要求 详见P29 注意事项： 1、有预约或无预约都需要核实身份，填写来访登记表； 2、发放宾客卡或临时进出证 3、礼貌、耐心解答疑问，但要注意保密事项，不得随便透露老板，经理及其他人员联系方式 4、学会为老板、经理挡驾。 5、对来访人员进行过滤、分流。 接待坐位图 接待团体客户 ? 知识目标 ? ◆掌握确定接待规格的方法 ? ◆掌握接待方案的基本内容和要求 ? 能力目标 ? ◆能够能够制定接待工作方案； ? ◆能够安排来访团体的食宿、交通、行程； ? ◆能够安排来访团体的参观、娱乐活动 任务引入 任务分析 接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此行政人员必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动 制定接待方案 （一）接待规格的确定 为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为： 1、高规格接待 主人的职位比来访者高 2、对等接待 主人的职位跟来访者一样 3、低规格接待三种 主人的职位比来访者低 接待明细表 接待注意事项 方案中应对接待经费的来源（接待方全额提供、客人自理、双方共同担负） 和支出做出具体说明。 力求从简务实、反对铺张浪费。接待经费列支包括： ①住宿费 ②工作经费：租借会议室、打印资料等费用 ?③餐饮费 ④劳务费：讲课、演讲、加班等费用 ?⑤交通费 ⑥ 参观、游览、娱乐费用 ?⑦宣传、公关费用 ⑧纪念品费（礼品需要提前准备） ?⑨其他费 接待注意事项 一、酒店安排的原则： 1、酒店环境，相对安静、干净、无异味、档次需要与整个接待相匹配； 2、酒店交通是否方便，来返酒店车辆酒店可否提供； 3、主宾安排套房，楼层，随从或一般职员安排标间 接待注意事项 确定行程： 1、确定来返车票是统一预订还是自行处理； 2、到达本市后的市内交通是自行打车还是公司统一安排； 3、公司统一安排，需要制定用车方案，保证接待顺利进行； 4、用车方案必须下放并进行解释，保证所有工作人员都知悉并清楚自己的职责所在； 5、车辆、司机的安排，车的档次与职位匹配，司机的必须熟悉线路，技术好，提前检修车辆，保证车无异常，车内空气良好，无异味 接待注意事项 参观与娱乐活动的安排原则： 1、明确来访目的，合理安排参观项目 2、安排参观内容，参观内容安排原则： a、有代表性的内容，满足来访者的基本要示； b、不会影响正常的工作和生产； c、不会泄露核心机密。 3、安排娱乐项目：费用预算，代表性景观，提前沟通，安排妥当，并把安排打印出来发放给所有参与者。 乘车礼仪 接待