如何控制员工离职程序中的法律风险.PDFVIP

如何控制员工离职程序中的法律风险 马慧琴 公司员工入职程序所牵涉的法律问题较少，一般由公司人力资源部门即可独 立完成。但员工离职程序相对复杂，潜在的法律风险也较多，绝大多数的劳动争 议案件产生于员工离职后，因此，在离职程序中控制法律风险是公司人力资源管 理中不可忽视的课题。本文结合我国相关法律法规及实践经验，对员工离职时的 风险控制进行讨论，希望能对公司妥善解决员工纠纷有所帮助。 员工离职有辞职及解雇两种情形，根据离职发起方的不同，所要注意的风险 点也略有区别。在这里，需要特别说明的是，根据《劳动合同法》规定，劳动合 同到期后公司决定不续约时也应根据员工的服务年限支付经济补偿金，因此，这 一种情况本文放在解雇情形中讨论。 一、审查离职员工的劳动合同。 无论是辞职还是解雇导致的员工离职，为员工办理离职手续前，要对员工的 劳动合同及相关附件给予详细审查，以确保与员工终止劳动关系的合法性。审查 劳动合同时，除确定对劳动报酬、服务年限等一般性条件外，还要对该公司与员 工是否有服务期、保密义务、竞业限制等特殊约定给予关注。 二、离职风险评估及方案制定。 在员工提出辞职后或公司做出解雇员工通知前，人力资源部门应会同该员工 业务部门、法务部门对该员工的情况进行全面了解，对该员工离职可能涉及的问 题一一列出，评估风险并有针对性的作出应对方案。这项工作在一般员工离职时 较为简单，但在涉及关键岗位、高级管理人员、集体离职时，做好这项工作便十 分重要，可以最大程度的将员工离职对公司的损害降到最低。 三、离岗前物品及财务清点。 为员工办理离职手续前，人力资源部门应当会同该员工上级领导、行政部门、 财务部门等有关部门，对该员工在公司工作期间的物品及财务进行清点，并制作 清单以备交接。物品清点一般是领用的贵重设备，如固定电话机、手机、笔记本 电脑、打印机等，财务清点一般是确定该员工与公司之间，是否存在应付费用， 以便离职时与薪水一并结算。 四、形成终止劳动关系的书面文件。 作为公司合法终止劳动关系合法证明，终止劳动关系的书面文件至关重要， 若不加以注意，可能使公司支付原本不必要的赔偿。员工辞职时应要求员工提交 书面辞职报告并保存，解雇员工时则要制作书面通知书，并送达员工。 在这里需要特别注意的，也是公司容易忽视的，在解雇员工情形中，公司部 门应保留书面通知送达员工的证据。因解雇员工引发劳动争议的概率较大，而在 劳动关系是否终止、终止合法性、终止时间方面，公司负有较大的举证责任，若 公司举证不力，可能承担败诉风险。 五、劳动报酬及各类补偿金的计算。 绝大多数的劳动争议案件都集中于劳动报酬、补偿金等涉及金钱给付的纠纷。 因此，在离职时依法给予员工上述款项，计算并向员工释明，必要时签订书面协 议确定，可以很大程度避免此类纠纷产生。 六、就离职事项订立书面协议。 订立书面协议并不是法律要求的程序，但在员工能与公司协商达成一致的情 形下，尤其是涉及劳动报酬、经济补偿金发生争议，或离职后员工承担保密、竞 业限制义务等预期有后续纠纷的事宜时，建议公司就离职事项与员工协商一致， 订立书面协议，以利于员工离职后的执行。 七、及时告知公司内部人员及外部业务方。 员工离职时，应及时通知公司其他部门及员工，以利用公司内部及时应对， 如电脑账户停用、通行证收回、暂停财务手续等。 若该员工从事对外联系业务的，应及时通知各业务方，收回对该员工的授权。 尤其是该员工是解雇离职的，以防止有些员工利用离职前后的时间，“发泄”不 满，给公司造成损失。 八、留下员工联系方式，并及时为该员工办理离职证明、档案转移、社会保 险转移手续。 公司人力资源部门为离职的员工办理离职证明、档案转移、社会保险转移手 续是公司的法定义务，应当及时办理。若因员工原因不能及时办理的，则应通过 员工确认的联系方式通知配合办理。 以上，为笔者从降低员工离职带来的法律风险角度出发，就员工离职时容易 发生劳动争议的几个事项，进行讨论。当然，根据公司业务、员工岗位、离职原 因等的不同，还需要人力资源部门根据实际情形不同，分析细节，做好员工离职 处理方案。在员工离职时，做好各项准备工作，可以将劳动争议发生率最大程度 降低，即使劳动争议案件发生，也可以防患于未然，免受不必要的诉讼