第5章公共关系专题活动9.ppt

商务参观、考察 本次课主要内容： 一、参观活动安排 二、考察活动安排 三、案例赏析 四、情景模拟训练要求 一、参观活动安排 1.参观活动概述 2.对外开放参观 3.组织公众游览观光 4.外出参观学习 1.参观活动概述 参观游览活动是社会组织组织社会公众或员工进行的参观学习活动和旅游观光活动。参观的公众可以是员工家属、新闻工作者、主管部门领导人、学校师生和其他对本组织感兴趣的公众等。通过组织公众参观游览，不仅有助于公众认识社会组织，而且有助于相互交流思想和情感。 举办参观游览活动通常要做到：第一，安排社会组织的领导人陪同，并建议他们和蔼可亲地向公众介绍情况、交流看法；第二，参观社会组织与游览近距离的风景胜地相结合；第三，游览时间不宜过长，通常半天为宜，如果条件允许，可安排公众用餐；第四，做好安全工作和组织工作，务必避免人员遗失和伤亡情况的发生。 2.对外开放参观 ⑴、对外开放参观活动概述 ⑵、对外开放参观活动组织工作 ⑶、对外参观活动注意事项 ⑴、对外开放参观活动概述 组织向社会公众开放，组织他们参观本组织，是增进与公众之间的联系和了解的手段之一，其目的是增加本组织的透明度和扩大本组织在社会上的知名度，争取公众的理解和支持，表明它的存在是有利于社会和公众的。同时，开放参观有助于消除人们对本组织的某些不解和疑虑，改善社区关系。 ⑵、对外开放参观活动组织工作 参观活动虽然比较简单，但是组织得好不好效果有天壤之别，因此，组织的公关人员，要认真做好参观活动的组织工作: ①明确参观活动的目的和主题 ②确定邀请对象 ③确定参观时间 ④搞好接待工作 ⑤拟定参观活动路线 ⑥做好宣传工作 ⑦其他工作安排 ①明确参观活动的目的和主题 任何一次开放参观，都应确定一个明确的主题，即想通过这次活动达到什么样的效果，给参观者留下什么印象。常见的主题有：强调企业的优良工作环境，表明企业是社区理想的一员，只会给社会和周围的公众造福。 ②确定邀请对象 参观活动的邀请对象主要有三类： 员工家属。社会组织邀请员工家属前来参观，让他们了解自己亲人所从事工作的重要性，以便在以后的工作中给予大力支持。 逆意公众。邀请对社会组织持怀疑态度和抵触情绪的公众参加参观活动，改变他们对社会组织的态度，从而影响更多的公众。 新闻媒介。邀请新闻记者，编辑，专栏作家，节目主持人等参加参观活动，以便取得他们对本组织的了解和支持，借助新闻媒体及时扩大社会组织的影响。 ③确定参观时间 除了政府要员的时间不能由组织安排外，其他公众参观时间都可由组织决定。 开放参观既可以常年进行，也可以定期进行。 一般来说，开放参观宜安排在一些特殊的日子，如周年纪念日、逢年过节，或者大型的机器开工等。 还要注意季节、气候，如暮春、初秋气温较好，是理想的参观时间，太热，太冷都不宜安排参观， 同时还应避免一些对有关公众更有吸引力的社会活动日期等。 ④搞好接待工作 对参观者应热情周到地做好接待工作。 应有专门的接待人员负责登记，讲解，向导等工作。 安排合适的休息场所和茶水饮食，赠送有意义的纪念品。 有关部门负责人或组织负责人必要时要亲自出场热忱地迎送参观者，介绍本组织的发展情况，感谢来宾光临，竭诚征求大家的意见。 ⑤拟定参观活动路线 参观活动不是一种自由，随便的活动，不能任由参观者到处乱走动，要提前拟定好参观路线，制作向导图及标志，标明办公室、餐厅、休息室、医务室、厕所等有关方位。 如有保密和安全需要，应注意防止参观者越过所限范围，以免发生意外的伤亡事故和影响正常的工作秩序。 ⑥做好宣传工作 为了使参观活动起到应有的效果，还应准备一份简单易懂的说明书或宣传材料。 在参观之前，先放录像片或幻灯片进行介绍，帮助参观者了解组织的主要概况。然后再由向导陪参观者沿参观路线作进一步解释和回答问题。 最好将参观者分成十人以内一个小组，这样既便于组织，又能让参观者听清讲解。 公关人员的解说词要写得简明扼要，主要配在图表、数字、模型、样品下方，标语一般写在前面或后面，还可用照片来增加展览的形象性。力求给参观者留下一个好印象。 ⑦其他工作安排 对外开放参观活动不仅仅是公关部门的责任，也是组织内全体员工的责任，除了公关部门的准备、组织工作要做好外，要让员工了解开放的责任，并积极配合，保证各条沟通路线畅通，使参观者各方面都感到满意，留下美好的印象。 参观活动结束后，还需要进行一系列的公关活动，如致函向来宾道谢，登报向各界鸣谢，召开参观者代表座谈会，听取意见和建议，以改进管理。 ⑶、对外参观活动注意事项 要依据客人的要求和组织的实际情况，组织公众参观活动，既要有针对性，又要能适合客人的兴趣爱好。 要恰如其分地介绍组织情况，在不泄露机密的前提下，使参观者对组织有较为深入的了解。 要妥善安排好参观活动的每一个细节，防止出现不必要的失误。 要虚心征