文书立卷归档程序.doc

文 书 立 卷 归 档 程 序 机关各部门均需在每年三月底前将上一年度的文件材料立卷归档。 一、分类 日常注意收集办理完毕的文件材料，按年度、问题、项目分类， 归入卷宗内。 二、卷内文件排列 (一)按时间顺序或重要程度排列，密不可分的文件，批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它历次稿依次排列。 （二）一般文件放在写成年，跨年度的文件放在办结年，年度计划总结放在针对年；长远计划放在针对的头一年；法规性的文件放在公布或批准年度。 （三）案卷厚度不得超过两厘米。 三、检查卷内文件的质量 （一）凡是破损，字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。 （二）用过小的纸张书写文件要加贴衬纸，装订部位有字或过窄要加贴纸边，纸张大于卷面的文件要折叠整齐。 （三）去掉文件上的曲别针、订书钉、大头针等金属制品。 四、用铅笔编写页号 卷内文件材料经过系统排列后，应统一在有文字的每页文件材料正面的右上角、背面的左上角用铅笔填写页号（包括装订成册的印刷品） 五、用钢笔填写卷内目录 （一）标题：卷内目录标题要与文件标题相符，不得简单概括或漏填，无标题的文件要根据内容拟定标题。 （二）顺序号：以每份文件（正本和定稿）为单位顺序编号。 （三）文号：指文件的发文字号。 （四）作者：以印章为依据（不需盖章的文件，以落款为依据）。 （五）日期：指文件落款日期。 （六）页号：按卷内文件排列顺序填写起始页号，最后一份文件填写起始和终止两个页号。 六、用钢笔填写卷内备考表 注明卷内文件和文件稿本是否齐全，以及卷内文件缺损原因，填写立卷人、检查人（处长）姓名及立卷日期。 七、拟写案卷标题 案卷标题应简明、准确地反映卷内文件内容，一般包括作者、问题、名称三部分。 例：全国中小学生“雏鹰起飞奖”田径通讯赛文件 作 者 问 题 名 称 八、填写案卷封面 （一）按照《国家体委机关档案保管期限的规定》，确定保管期限，分为永久、长期、短期三种。 （二）以司为单位，统一书写卷皮。案卷标题、年度、部门三项用钢笔或毛笔填写，其余各项用铅笔填写，不得使用圆珠笔或彩色笔。 九、案卷装订 以卷内文件的左侧和下方为准将文件对齐，在左侧用双线三孔装订，注意不得压字，装订长度在16厘米左右。 十、案卷排列 处与处之间的案卷按照保管期限的不同系统排列，注意卷与卷之间的联系，抄写案卷目录。抄写时应注意案卷目录与卷皮内容一致，一式两份。 十一、案卷交接 以司局为单位，在每年3月底前向档案部门移交档案，并办理相应的交接手续。司局秘书应妥善保管交接凭证，以备查证。 信息档案处 二〇〇五年01一月十一日