存货业务会计制度的设计.pdf

存货业务会计制度的设计 • 通过本章学习，应了解企业进货、销货 和储存业务的特点，理解进货、销货和 储存业务会计制度设计的目标，掌握存 货购进、销售和储存业务内部控制和核 算方法的设计方法。 第一节采购业务内部控制方法 的设计 • 一、采购业务的内容及特点 存货采购是存货管理的第一环节。对 于生产企业来说，存货的采购是生产的 准备阶段，为了生产适销对路的盈利产 品，必须采购生产适用、价格公道、质 量合格的原材料。对于流通企业来说， 要使企业获得尽可能多的销售收入，必 须采购适销对路且价格公道的商品。因 此，要保证企业获得良好的经济效益， 必须加强存货采购业务的控制与核算， • 根据企业的生产经营特点建立相应的存 货采购业务的内部控制制度和会计制度。 要实现存货采购业务内部控制和会计制 度设计的目标，首先必须了解存货采购 业务的特点。存货采购业务一般具有以 下特点： 1．它与生产和销售计划联系密切； 2 ．它直接导致货币资金的支出或对外负 债的增加； 3 ．业务发生频繁，工作量大，运行环节 多，容易产生管理漏洞 • 二、采购业务内部控制制度设计的目标 针对存货采购业务的以上特点，其会 计制度设计的目标应为： 1.存货的采购与生产、销售业务的要求 保持一致； 2.货币资金的支付或负债的增加必须以 获得品质优良的存货为前提，保持货款 支付或负债增加的真实性与合理性； 3.合理揭示企业应享有的购货折扣与折 让； 4.防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业 利益等不法行为的发生； 5.保证采购业务在内、外部各环节的运 行通畅和高效率； 6.及时、准确提供存货采购的会计信息。 • 三、采购业务内部控制制度的设计 为实现采购业务内部控制制度设计的 目标，存货采购业务的内部控制制度应 包括以下几个方面： （一）职务分离制度 存货采购环节中的主要业务有提交请购 单、签订采购合同、订货、收货和入账 等。在这些业务中需要进行职务分离的 主要有： 1.在请购单中，对需要采购的物资品种、 数量由生产或销售部门、保管部门根据 需要量和现有库存量共同制定，然后交 采购部门进行公开询价。 2.采购合同应由生产或销售部门、采购 部门、财务部门和法律部门会同供货单 位共同签订。 3.物资的采购人员不能同时负责存货的 验收保管。 4.物资的采购人员、保管人员、使用人 员不能同时负责会计记录。 5.采购人员应与负责付款审批的人员相 分离。 6.审核付款人员应与付款人员相分离。 7.记录应付账款的人员应与出纳人员相 分离。 （二）存货采购的请购单控制制度 为使物资既能够满足需要，又能防止 由于存货过多而造成的积压风险，在确 定存货采购时，必须由物资的使用部门 （如制造企业的生产部门、流通企业的 销售部门等）根据未来一定期间的需要 量，以填制“物资需求单” 的方式提前通 知物资保管部门，由保管部门再根据现 有存货的库存量计算出请购量后，正式 提交“请购单” 。经过物资保管部门主管 签字的请购单还必须通过采购部门和资 金管理（或财务，下同）部门的确认后 方可生效。采购部门确认的目的在于两 个方面：一是防止已经采购的物资又重 复执行，二是咨询现行市场价格，对所 需采购资金进行估算。采购部门签署同 意采购的意见并将估算的资金需要、付 款时间说明后交资金管理部门，由资金 管理部门根据企业的经营目标、资金预 算范围和企业的现有资金状况进行综合 审查后批准。存货采购的请购单由资金 管理部门签署同意执行的意见后，再交 采购部门，由采购部门将请购单报主管 领导批准后存档备案并办理招标订货手 续。 （三）订货控制制度 采购部门凭被批准执行的请购单办理 订货手续时，首先必须向不同的多家供 应商发出询价单，待获取报价单后比较 供应货物的价格、质量标准、可享受折 扣、付款条件、交货时间和供应商信誉 等有关资料，初步确定适合的供应商并 准备谈判；然后，根据谈判结果签订订 货合