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文件与记录管理控制程序 文件编号：XTQ-QP-001 版本：A0 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 深圳市xxx科技有限公司 版本历史 序号 版本 修订历史 修订人 审核人 批准人 实施日期 1 A0 新版修订 1 目的 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1?公司各部门管理文件的编制、管制方法。 2.2?供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 2.3?其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。 2.4?确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制 3 定义注释 3.1?受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2?非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.3 文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。 3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。 4 职责 4.1?总经理：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2?管理者代表：负责制定质量手册及审核相关程序文件。 4.3?各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回文控室。 4.4?文控室：负责公司文件、记录表单的编号、审核、存档、发放和管理；负责本 公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》 即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。 4.5 文件控制职责表 文件级层 文件类别 编写 审核 批准 保存 一 质量手册 管理者代表 总经理 总经理 文控室 二 程序文件 各部门主管 管理者代表 总经理 三 规范文件 作业指导书 相关部门 部门主管 管理者代表 四 表单 随相关二、三级文件一同审批 五 外来文件 相关部门提供 5 文件作业程序 5.1编码原则： 5.1.1公司代码：XTQ 5.1.2文件类别：质量手册—QM；程序文件—QP；作业文件—QW或SOP； 5.1.3质量手册：XTQ-QM-001 5.1.4程序文件：公司代码+文件类别+顺序号；如XTQ-QP-001 5.1.5规范文件/作业指导书参考下表： 顺序号 顺序号 文件代号 部门代号 公司代号 ( XXX） 版本号 修改次 部门代号：总经理-ZJL；研发部-YF；工程部-GC；品质部-PZ；市场部-SC；行政部-XZ；财务部-CW；PMC部-PMC，供应链部-GYL； 顺序号：001～999。版本号A/B 如：XTQ-QW-PZ-001 xxx检验规范；XTQ-SOP-GC-001xxx作业指导书 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。 5.2 外来文件的编码以外单位编码为准。 5.2.1各标题内小标题顺序如下格式：5?? 5.4??? 5.4.1??? 5.4.1 5.4.1.1 (a) 5.3?受控文件控制的一般要求 5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准不可为同一人。 5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。 5.4 文件制定/修改/废止作业 5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。 5.4.2修改/废止： 5.4.2.1文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后进行修订