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XX地产集团公文管理办法 为使集团公司的公文管理工作规范化、科学化，特制定本办法。 第一章 发文办理 第一条 正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上需包括拟稿、核稿、打印、校对，需注明发文字号、缓急程度、秘密等级、份数、附件、主题词、标题，需明确主送单位、抄报及抄送单位，签发人同意签发后方可用印、登记及分发。 第二条 集团公司发文字号的确定及顺序编号由总裁办文印室负责。 第三条 草拟公文应当做到： （一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。 （七）公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿伯数字。 第四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。 第五条 集团所有发文应按照以下流程签发：部门拟稿、校对后报分管的公司领导签署意见，经总裁办主任审核后报董事局分管领导签发。 收文办理 第六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第七条 各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重要事项要及时报公司领导并提出相关意见。 第八条 对于公司领导批办的各类公文，秘书或前台文员要及时下发到相关部门，并做好催办工作。 第三章 公文归档 第九条 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。 第十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。 第十一条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案管理部门移交。 第十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第四章 公文管理 第十三条 公文由集团总裁办（地区公司及下属公司为行政人事部）统一收发、审核、印刷、装订，由监察室或行政人事部负责用印、归档和销毁。 第十四条 公文管理必须严格遵守《XX地产集团保密制度》，所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。 第十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司领导批准后方可销毁。 第十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密公文应当进行登记。 第十八条　集团公司机构调整时，全部公文应随之进行合、分管理；需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团档案管理部门；工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第十九条　各地区公司及下属公司的公文管理可参照本办法执行。 第二十条　本办法由集团总裁办负责解释，并自发布之日起施行。 附件一：公文种类、格式及行文规则 附件二：公文主题词标引规范 附件三：XX地产集团有限公司公文发文标准格式 附件四：会议纪要标准格式及行文要求 附件一 公文种类、格式及行文规则 一、公文种类 XX地产集团常用的公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知 适用于批转下属单位的公文，传达要求下属单位办理、周知或者执行的事项等。 （三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。 （四）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况或答复上级单位的询问等。 （五）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 （六）批复 适用于答复下属单位的请示事项。 （七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函 适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）会议纪要 适用于记载、传达会议精神和议定事项。 二、公文格式 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文