如何提高工作效率_2资料.ppt

3、排定事业次序 根据： 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理） 时间管理的核心步骤－第三步 * 案例分析 查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。” 李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。 * 重要，紧急 重要，不紧急 重要 紧急 Ⅱ I Ⅳ Ⅲ 不重要，紧急 不重要，不紧急 扩大 减少 避免 缩小 要事第一的时间策略－时间矩阵 * 重要 不重要 紧急 不紧急 象限Ⅰ ?危机 ?急迫的问题 ?有限期的任务，会议， 准备事项 象限Ⅱ ?准备及预防工作 ?计划，休闲 ?建立人际关系 ?培训，授权，创新 象限Ⅲ ?干扰，一些电话 ?一些会议 ?一些紧急*事件 ?凑热闹的活动 象限Ⅳ ?细琐的工作* ?浪费时间的闲聊 ?不关紧要的信件 ?看太多的电视 要事第一的时间策略－时间矩阵 * 偏重不同时间象限上的不同结果 紧急 不紧急 重要 Ⅰ 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 Ⅱ 有远见 平衡 纪律 自制 少有危机 不重要 Ⅲ 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破裂 Ⅳ 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 * 重要，非紧急 重要，紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要，非紧急 非重要，紧急 尽量避免扩大M1 尽量减少M3事情 多投资时间在M2 尽量避免M4事情 优先矩阵 * 高 效 能 个人/组 织 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 I I I I I I I V 20-25% 65-80% 15% 1% 优先矩阵 * 花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动 重视第二象限 * 案例: 给张经理安排一天的任务 任务清单 主动性/应对性 重要性 紧迫性 排序 举行项目办公例会 制定明天时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报季度工作 给外地客户打电话 与同事聊一部电影 到门诊部看病 “5分钟” * 任务评分标准 任务重要性评分: 非常重要 重要 不很重要 可有可无 4分 3分 2分 1分 任务紧迫性评分: 非常紧迫 紧迫 不很紧迫 可以推迟 4分 3分 2分 1分 * 4、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性 时间管理的核心步骤－第四步 * 5、言行一致地执行 有序工作 有效授权 排除干扰 时间管理的核心步骤－第五步 * 只有正确有效的工作方法，才能产生高的工作效率。 每个管理者只有经常不断的研究学习和改进工作方法，才能不断的提高工作能力。 工作方法决定着工作能力即解决问题的能力 * 由此可见：思维方式和工作方法决定着管理者思维能力和工作能力，决定着发现问题、分析问题和解决问题的能力，即决定着管理者的领导能力。从而决定着管理者的政治生涯。 * 三、熟练掌握工作技能与技巧 （一）熟练掌握工作的规则：包括政策、法规、行业工作条例、制度等，如：《山东省供热条例》、《暖通设计规范》、《压力管道设计施工规范》等。 （二）熟练掌