福州诚信物业管理有限公司采购控制程序.pdf

福 州 诚 信 物 业 管 理 有 限 公 司 版本：A 章节号：7.4 采购控制程序 第 1 页共4 页 1 目的 对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。 2 适用范围 适用于对服务所需的原材料采购、承担服务项目分包合同的服务项目供方提供服务的控 制，对供方进行选择、评价和控制。 3 职责 3.1 工程部 负责按公司要求组织对供应采购物资及承担分承包合同的供方(工程类)进行评价,编制 合格供方名录,对供方的供货服务业绩定期进行评价,建立供方档案，并实施采购。 3.2 办公室 负责按公司要求组织对供应采购物资的供方(办公劳保类)进行评价,编制合格供方名录, 对供方的供货服务业绩定期进行评价,建立供方档案，并实施采购。 3.3 管理者代表 负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。 3.4 采购物资、接受服务的相关部门质量检查员负责对采购物资的质量进行检测，对供 方提供的服务质量进行监督。 4 程序 4.1 采购物资 4.1.1 采购物资分类 根据对服务质量影响程度分为： a.重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等； b.一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。 4.1.2采购物资的审批 a.工程部每年 12 月编制下年度的《采购计划》，对公司全年常规采购进行总量控制,报 总经理批准； b.各部门根据工作需要填写《采购单》，金额 300 元以下(工程类)、100 元以下（办公 劳保用品类）的报部门经理审批；300 元以上(工程类)、100 元以上（办公劳保用品类）的， 报总经理批准。 c. 《采购单》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要 求等。 4.1.3 采购实施 a. 工程部（工程类）、办公室（办公劳保类）负责实施采购。对于重要物资应由《合 1 福 州 诚 信 物 业 管 理 有 限 公 司 版本：A 章节号：7.4 采购控制程序 第 1 页共4 页 格供方名录》中选择供方。对于第一次采购的重要物资供方，应与其签订《采购合同》，明 确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等； b.采购前采购员应对《采购单》核实,在与供方沟通前,应确保规定的采购要求是充分的。 4.1.4 采购物资的验证 4.1.4.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式： a. 由各部门质量检查进行进货验证； b. 由业主或住户在本公司现场实施验证； c. 由本公司在供方现场实施验证； d. 由业主或住户在供方现场实施验证。 对后两面种情况，工程部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。 4.1.4.2 验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。 根据物资的重要程度，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。 4.1.4.3 业主或住户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主 或住户拒收的可能。 4.1.5 采购信息 4.1.5.1 采购信息应表述拟采购的产品，适当时包括： a.产品采购批准的要求； b.对产品的验收要求； c.适用的质量管理体系要求； d.其他要求，如价格、数量、交付、人员等； 4.1.5.2 本公司的采购文件包括：采购计划、采购单、采购物资分类明细表、采购合同 及附件等，由工程部（工程类）、办公室（办公劳保类）保管。在与供方沟通前，应由相应 的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。 4.2 服务项目分承包 4.2.1 公司物业管理日常服务有如下分包项目: a.清洁、排污； b.机电设备维修、保养； c.绿化； d.房屋本体维修、保养； 4.2.2