某公司质量手册跟程序文件014信息沟通管理程序资料.docVIP

XXXXX有限公司 信息沟通管理程序 版本/修订状态： B/0 PAGE 4 XXXXX有限公司 控制状态： 信息沟通管理程序 文件编号： SJ/QP-014 文件版本： B 生效日期： 发文编号： 编制 质量部 审核 XXX 批准 XXXX 1 目的 建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通 →沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存 5.1 沟通内容（信息）之分类 5. 5.1 客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 产品标准类信息。 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 供应商的质量信息及投诉等。 其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1 政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。 与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5. a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集 信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。 5.3 信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度，分为三级： A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据； B、二级数据为不重要但紧急的数据； C、三级数据为日常信息，不需标识。 数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。 5.4 信息沟通 5. 5. 5.4 a例行性会议 b临时性会议 5. 表1：例行性会议的相关规定 会议名称 周期 会议目的 时间 主持人 会议主席 参加人员 经营会议 季 经营计划执行 分析及调整 不定期 总经理 总经理 部门经理及以上成员 管理评审会议 按计划 质量管理体系运行情况及改进需求 按计划 管理者 代表 总经理 各部门主管 月例会 月 布置有关事项安排追踪已布置工作及事项协调 每月最后一个周末 15：30 总经理 总经理 各部门主管 生产 调度会 周 生产计划及事项协调 周六 生产部经理 生产部经理 车间、有关主管 质量分析会 重大质量问题 质量问题分析、解决措施探讨落实 不定期 质量部经理 质量部经理 车间主任以上有关主管、质量部主要人员 新产品开发会议 按项目 进度 新产品开发 相关事宜安排 不定期 项目组长 技术部经理 项目组成员和列席人员 早会 天 各班组内部工作安排 每日早 7：30 部门主管、车间主任、组长 部门主管 各班组全体员工 员工座谈会 季 了解员工心态及管理、技术现状 不定期 管理部经理 总经理或管理部经理 根据实际情况分批确定 5. 5. a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。 b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。 c.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。 d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。 e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。 f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。 5. a. 参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项； b. 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行； c. 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间； d. 会议中途需离席时，需向