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会展运营管理 第三章 会前管理 第一节 会议策划 一、策划委员会 1.制订目标 二、市场调查： 运用科学的方法，有目的地系统收集、记录、整理和分析市场信息资料，从而认识市场发展变化的现状和趋势，为市场预测、经营决策提供科学依据。 1.市场调查具有目的性 2.市场调查有具体调查对象 3.市场调查需借助科学方法 4.市场调查具有服务性 5.市场调查的任务是收集信息 会议市场的可行性分析： 1.市场环境分析 宏观市场分析 1）经济环境 微观市场分析 1）组织机构的内部环境 三、策划方案 会议策划方案内容： 会议主题 第二节 会议预算制定 预算方案在策划方案内容上的具体体现： 会议主题 一、预算步骤 二、预算内容 课堂作业 课后作业 按照要求完成课后练习题。 策划方案 预算制定 会议规模 会期和议程 落实会议场所和地点 讲演者酬金 服务费 项目费 场地费 主办者 主题 时间 规模 总预算 承办者 确定具体实施方案 固定不变 具有可变性 欢送交通及返程交通 会议期间交通费用 出发地至会务地的交通费用 会场布置费用 会议设施租赁费用 会议场地租金 广告、礼仪、服务等其他支持费用 (1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租 赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业 的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 会议室/厅费用具体可细分为： 会议室/厅费用具体可细分为： (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主 办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 客房服务项目费 住宿费 欢送交通及返程交通 会议期间交通费用 出发地至会务地的交通费用 (1)、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 (3)、酒水及服务费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。 餐饮费用具体可细分为：  餐饮费用具体可细分为： (4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能 需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水 果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算 很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认 （6）演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算----预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单单，与观看表演的人数正相关---专场或包场除外。 杂费是指会展过程中一些临时性安 排产生的费用，包括打印、临时运 输及装卸、纪念品、模特与礼仪服 务、临时道具、传真及其他通讯、 快递服务、临时保健、翻译与向导、 临时商务用车、汇兑等等。杂费的 预算很难计划，通常可以在会务费 用预算中增列不可预见费用作为机 动处理。 安装调试及控制技术人员支